Совместная работа в удаленном режиме. OneDrive: настройка доступа к файлам и совместная работа над документами Office Совместная работа с файлами в облаке

Мир вокруг нас меняется. Если раньше удаленная работа казалась чем-то совершенно экзотическим, то сейчас это уже считается в порядке вещей: по недавно проведенным исследованиям выяснилось, что к 2020 году одна пятая часть всех россиян будут работать удаленно. А, например, в США уже сейчас удаленно работают больше трети всех американцев. У меня удаленная работа обычно была связана с документами формата MS Word. (Ну и изредка - с файлами презентаций.) В текстовом редакторе Word еще со старых версий (минимум лет двадцать назад) присутствовали удобнейшие средства рецензирования и совместного редактирования документов, причем в документе можно было сохранять всю историю внесения изменений и вы всегда могли посмотреть, кто из пользователей какие именно изменения производил.Кстати, по моей практике подавляющее большинство пользователей (и даже профессиональных редакторов) понятия не имеют о том, что в Word существуют подобные средства, и, когда им приходится совместно работать над документами, делают это по старинке: вносят исправления в текст по живому и пишут подробные комментарии в примечаниях. В старые времена, когда не было облачных сервисов, документы пересылались по электронной почте (или передавались на дискетах) и это было не очень удобно: какие-то версии файлов в процессе терялись, новые версии замещались старыми - и при этом терялась часть исправлений. Но со временем у компании Microsoft появилось два очень существенных , значительно облегчающих совместную работу над документами. А новшества эти следующие: онлайновая версия офисного пакета MS Office , позволяющая работать в привычных Word, Excel и Power Point с любого компьютера, имеющего доступ в Интернет, и облачный сервис OneDrive , с помощью которого можно легко организовать хранение документов, над которыми ведется совместная работа, прямо в Интернете: при этом пользователи уже вообще никак не привязаны к конкретным компьютерам и могут иметь доступ к нужным документам откуда угодно. Мне по роду работы главным редактором в нескольких проектах нередко приходится в подробностях объяснять схему совместной удаленной работы над документами новым авторам, поэтому я решил изложить это все в отдельной статье: оно пригодится и для новых авторов, да и, вполне возможно, кто-то из вас, дорогие читатели, для себя найдет это полезным. Как это все делается? Для начала нужно зарегистрироваться в облачном сервисе OneDrive , который пригодится и для совместной работы, и для архивирования важных данных, и для удаленного доступа к вашим документам и медиафайлам.Если у вас уже есть учетная запись Microsoft, то в OneDrive можно войти с этой учетной записью, а если нет - просто создайте эту учетную запись: для этого потребуется указать какой-нибудь работающий e-mail, к которому у вас есть доступ.
Принцип работы облачного сервиса OneDrive примерно такой же, как и у, например, Dropbox : вы имеете доступ к вашему персональному хранилищу в Интернете (на сайте OneDrive) и это хранилище можно синхронизировать с соответствующим хранилищем на рабочем компьютере, ноутбуке, планшете, смартфоне. Для синхронизации с облаком на компьютер (ноутбук, планшет, смартфон) устанавливается соответствующее приложение OneDrive, в котором производятся настройки синхронизации.
Указываете папку, где будут располагаться папки OneDrive, указываете, какие из них должны синхронизироваться, - и все, дальше OneDrive все будет делать самостоятельно.Также OneDrive умеет автоматически отправлять в облако фотографии и видео, которые вы делаете вашим смартфоном или планшетом.По умолчанию бесплатно вам выделяют в облаке 15 Гб пространства, что вполне хватит для фото и документов. Однако если вы используете план Office 365 (а я именно его и использую буквально с первого дня появления - это очень удобно), где за 286 рублей в месяц или 2874 рубля в год вам предоставляются Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access, причем вы можете их устанавливать для пяти пользователей на пяти компьютерах, пяти планшетах и пяти смартфонах, то с этим планом для каждого пользователя в OneDrive выделяется аж 1 Тб, а уж туда слона можно запихнуть.

Мой OneDrive

Впрочем, облачные возможности OneDrive - это удобно и полезно, однако нас сейчас этот сервис интересует прежде всего с точки зрения организации совместной удаленной работы. И тут OneDrive, конечно, заметно выигрывает у Dropbox, потому что именно под OneDrive хорошо заточены приложения MS Office.И работает это очень и очень просто. Смотрите. Например, создали вы в MS Word какую-то статью. Эту статью вам потом нужно отправить редактору (начальнику, коллеге), чтобы он сделал там свои замечания и статью подредактировал.Для этого вам данную статью нужно сохранить не в локальной папке, а в соответствующей папке OneDrive. Делается это буквально в один клик: в Word при сохранении документа просто выбираете свой OneDrive. (При первом доступе OneDrive попросит указать ваши данные учетной записи - e-mail и пароль.)

Ну и далее сохраняете свой документ, например, в папке "Документы Office Live". Или создаете в OneDrive для этого какую-то другую папку - как вам удобно.OneDrive интегрируется с Windows, и операционная система работает с его папками точно так же, как с локальными папками компьютера.

Теперь что нужно сделать? Дать доступ к этому документу вашему редактору (начальнику, коллеге). Это делается очень просто. В Word нажимаете Файл - Общий доступ . Появляется вот такое окно.

Там введите адрес того человека (людей), который должен прочитать и отредактировать вашу статью, после чего нажмите кнопку "Общий доступ".

Ему на e-mail придет соответствующее уведомление примерно такого вида.

А у вас в данных документа появятся все абоненты, которых вы пригласили.

Далее вашему абоненту остается просто щелкнуть по ссылке - и у него эта статья появится для чтения в онлайновой версии Word.
Там есть ссылка "Редактировать документ": с ее помощью документ можно открыть для редактирования в онлайновой версии или в MS Word.

Удобнее, конечно, работать с документом в Word, однако, в случае когда вы находитесь за чужим компьютером, онлайновая версия может стать выходом из положения.

Статья в онлайновом редакторе

Отображать или не отображать эти исправления на экране - включается в соответствующем меню.

Тот, кто редактирует документ, обычно все исправления на экране не отображает - так редактировать неудобно. Зато, когда автор получает документ после редактирования, он включает режим "Все исправления" - и прекрасно во всех мелочах видит то, что с его текстом делал редактор: и исправления, и удаления, и переформатирования, и примечания.

Скриншот кликабелен

На примечания можно отвечать, и там всегда видно, кто какие примечания делал.

Автор делает требуемые исправления, что-то там редактирует - и снова отправляет это редактору. У того тоже прекрасно видно, как изменился документ со времени его последнего редактирования, причем изменения и дополнения, сделанные автором, показываются другим цветом - это очень наглядно. (Вообще, для исправлений каждого пользователя выбирается какой-то свой цвет.)

Скриншот кликабелен

Причем достаточно выбрать режим показа "Без исправлений" - статья будет показана так, как должна выглядеть в законченном виде.
Подобным образом над документом (электронной таблицей, презентацией, базой данных, расписанием) могут работать десятки различных людей. MS Office будет бережно записывать все дополнения и изменения, и там всегда можно будет откатываться на какие-то предыдущие версии.Причем система вполне нормально работает в многопользовательском режиме, то есть когда над документом одновременно трудятся несколько человек. И вы всегда можете увидеть, кто в данный момент вместе с вами работает над этим документом.

Возможности редактирования документа могут ограничиваться: например, одним пользователям будет разрешено только добавлять примечания, другим вообще разрешить только чтение. Также можно ограничивать набор разрешенных к применению стилей.

Кстати, в окончательном документе крайне желательно убрать всю историю изменений и комментарии, особенно если он предназначен для использования какими-то другими людьми. Сделать это довольно просто: нужно документ сохранить под новым именем и в меню Рецензирование - Принять выбрать пункт "Принять все исправления и прекратить отслеживание" - тогда вы получите окончательный текст (таблицу, презентацию и так далее) без всякой лишней информации.

А то я знаю случаи, когда пользователи очень жалели, что не стерли всю историю изменений в документе, а особенно - комментарии.Вот как-то так организуется удаленная работа нескольких человек над одним документом. Как видите, все очень просто, легко и удобно. Учетная запись Microsoft, использование OneDrive, использование онлайновых или офлайновых версий пакета MS Office, отслеживание изменений, различные виды просмотра изменений. И ваша совместная работа над документами будет крайне удобной, и всегда можно будет отслеживать любые шаги по изменению документа.Вроде бы все это вещи общеизвестные, но я, как ни странно, очень часто сталкиваюсь с тем, что, когда, например, мне должны прислать мою статью с какими-то правками, люди присылают документ без отслеживания изменений и я должен сличать их текст с моим, чтобы понять, где и что они понаисправляли. Да это же просто дикость какая-то: что им стоило включить отслеживание изменений - и я бы потом все мгновенно увидел?!!Так что не пренебрегайте подобными возможностями, они позволяют очень сильно экономить время и очень эффективно совместно удаленно работать над какими-то файлами.

Данная публикация имеет поясняющий характер и ставит своей целью, по возможности, простыми словами и максимально доходчиво (как просят, "для чайников"), объяснить суть и механизм совместной работы с использованием ресурсов облачного хранения данных, таких как , и т.п.

"Облако", если говорить с технической точки зрения, является онлайн-хранилищем, состоящим из большого количества серверов, объединённых в огромную сеть (облачное хранилище данных).

Облачное хранение данных следует понимать как хранение данных в системах, в которых данные распределены по большому числу серверов, объединённых в так называемые кластеры.

Кла́стер (англ. cluster – скопление) – объединение нескольких однородных элементов, которое может рассматриваться как самостоятельная единица, обладающая определёнными свойствами. В сфере информационных технологий под кластером следует понимать группу вычислительных узлов, объединённых высокоскоростными каналами связи, представляющих с точки зрения пользователя единый аппаратный ресурс ().

Так как потребителю не известно на каких именно участках кластеров хранятся его данные, а известна только точка его соединения с массивом кластеров, то такую реализацию назвали "облаком". Cloud – облако (англ.)

Как происходит обмен данными между пользователями через "облако" ?

Каждый пользователь имеет учётную запись в облаке и установленный на компьютере клиент (программа синхронизации данных). Синхронизация – это процесс, при котором хранящиеся в облаке данные и данные, указанные клиенту для сопоставления с облаком, приводятся к идентичному содержанию.

Например, user-1 имеет в облаке 4 папки,
а user-2 имеет в облаке 3 папки
user-1 одну из папок даёт в доступ пользователю user-2 (синего цвета). В терминологии ресурсов облачного хранения данных такое действие называется "приглашение".
user-2 принимает приглашение в папку и у него в облаке становится тоже 4 папки. Полученная от user-1 в доступ папка помечена оранжевым цветом.
В итоге получается конструкция, при которой при любом изменении/добавлении данных в папке синего цвета точно такие же изменения будут произведены в папке оранжевого цвета и наоборот (папки синхронизируются). То есть, содержание этих папок будет идентичным.

Соответственно, эти изменения будут также переданы на компьютеры user-1 и user-2 при очередном сеансе связи их клиентов с облаком.

Получается, что после завершения синхронизации содержание жёлтой папки, владельцем которой является user-1, станет идентичным содержанию бирюзовой папки, владельцем которой является user-2, и наоборот:

Упрощённо говоря, происходит передача данных с компьютера на компьютер. При этом посредником в этом процессе выступает облако.

Синхронизация данных клиента с облаком происходит по защищённому протоколу, который препятствует перехвату данных по сети. В зависимости от конкретной реализации, передаётся либо новый файл на замену старому, либо значение "дельта" (разница значений нового и старого файлов).

Для своего функционирования такая схема не требует завершения всех операций синхронизации в течение сеанса связи с Интернет. В процессе синхронизации клиент постоянно вычисляет содержание папки клиента и соответствующей ей папки облака, а также отслеживает отметку времени, назначенной каждому файлу и каждой папке. На основании этой информации клиент производит запись или удаление данных в той папке клиента или облака, отметка времени которой старше (то есть более ранняя). Если в течение сеанса работы с Интернет процесс синхронизации не был завершён, то при следующем сеансе он будет продолжен. Такой процесс условно можно назвать "докачкой данных". Учитывая указанное, процессу можно сопоставить термин "асинхронная репликация".

Репликация (англ. replication) – механизм синхронизации содержимого нескольких копий объекта (файла, папки). В процессе репликации происходит копирование данных из одного источника на другой (или на множество других) и наоборот. Иными словами, изменения, сделанные в одной копии объекта, распространяются в другие копии.

При синхронной репликации, если данная реплика (копия объекта, обновляемая автоматически при обновлении оригинала) обновляется, все другие реплики того же фрагмента данных также должны быть обновлены в одной и той же транзакции (транза́кция (англ. transaction, от лат. transactio – соглашение, договор) – минимальная логически осмысленная операция, которая имеет смысл и может быть совершена только полностью, см. wiki). Можно сказать, что на практике существует лишь одна версия данных.

При асинхронной репликации обновление одной реплики распространяется на другие спустя некоторое время, а не в ходе той же транзакции. Таким образом, при асинхронной репликации вводится задержка (время ожидания), в течение которой отдельные реплики могут быть фактически неидентичными (то есть определение "реплика" оказывается не совсем подходящим, поскольку мы не имеем дело с точными и своевременно созданными копиями). В большинстве случаев асинхронная репликация реализуется посредством чтения журнала транзакций или постоянной очереди тех обновлений, которые подлежат распространению ().

В философской концепции развития по спирали, user-1 и user-2 осуществляют обмен данными через общую сетевую папку (Shared folder), как раньше это происходило в локальной сети. Но если в том случае для осуществления информационного обмена user-1 и user-2 должны были быть расположены не далее 80 метров друг от друга (максимальная дальность передачи информации, при которой гарантируется качественная связь без применения специальных усилителей-повторителей), то теперь их географическое местоположение значения не имеет.

Сетевые технологии ,

Хранение данных

«Корпорация Зла» (joke) осваивает нишу совместной работы с документами уже второе десятилетие. Начиналось всё с ранних версий SharePoint, при упоминании которых котики поопытнее сразу начинают плакать – уж больно специфичен с точки зрения и настроек, и возможностей был в те далекие годы MS SP. Ладно, не будем больше травмировать друг друга воспоминаниями о том неуклюжем монстре…

Но упорства у Microsoft не занимать – работа по улучшению ситуации велась все это время, причем сразу на нескольких фронтах. В результате сейчас можно говорить о сложившейся инфраструктуре совместной работы с документами, которую предлагает Microsoft. В ней выделяются два класса софта:

1. Средства коллективного доступа к документам, включающие в себя каталогизацию, управление версиями, раздачу прав и тому подобные серверные фичи. Эти средства, в свою очередь, подразделяются на облачные (OneDrive , SharePoint Online) и on-premise, то есть разворачиваемые в инфраструктуре самого заказчика - сервер SharePoint 2016.
2. Средства редактирования документов. К ним относятся: десктопное семейство Microsoft Office (тоже сильно переработанное за последнее время), свежесочиненные мобильные версии Office, изначально ориентированные на совместную работу с документами, и, вишенкой на торте – собственная реализация сервера онлайн-редактирования документов Office Online apps (несколько ранее известного под именем Office Web Apps).

Все это великолепие, наверное, не делает Microsoft «убийцей Google Docs» (убийцами нашего мозга в данном случае, скорее, выступают журналисты, придумывающие подобные заголовки для новостей), но дает неплохую альтернативу потребителю. Особенно это касается корпоративных клиентов, у которых, во-первых, уже есть инфраструктура от MS (AD, Exchange, Skype for Business), а во-вторых, есть потребность держать всю или часть информации под контролем, то есть на собственных серверах. Для таких клиентов новые возможности совместной работы с документами от Microsoft выглядят особенно привлекательно.

В итоге у нас появилась идея рассказать, как собственно об этих возможностях, так и о том, как все это хозяйство установить и настроить. Попробуем добраться и до сравнения с альтернативными сервисами. Поскольку понятно, что такой лонгрид и писать долго, и читать его осилит не каждый, мы решили разделить это на несколько статей. Эта – первая. И в ней дальше мы пройдемся по тем фичам и особенностям, которые есть у каждого из продуктов Microsoft, обеспечивающих совместное редактирование документов: Office Online, MS Office на десктопах и он же на мобильных устройствах. Сразу предупреждаю – дальше будет много внимания к деталям и разжевывания мелких особенностей, нетерпеливый читатель может сразу прочитать «выводы» в конце заметки, для остальных – поехали.

Office Online

Office Online Server – это довольно интересное приложение, про которое не все еще хорошо знают. Во-первых, это возможность сократить количество лицензий и установок MS Office. Во-вторых, расширение возможности доступа и редактирования документа, грубо говоря – нужен только браузер. В-третьих, это самые лучшие на сегодня у Microsoft возможности совместной работы. Давайте посмотрим, о чем я.

Word Online

Правка документа в Office Online может производиться несколькими пользователями одновременно, при этом изменения и имя пользователя вносящего правки отображаются моментально у остальных соавторов. Пользователи могут править одновременно один и тот же участок текста, блокировки по абзацам нет.

Excel Online

В Excel Online изменения в ячейке отобразятся у других соавторов только при переходе первого на следующую ячейку. При этом ячейки не блокируются и вносить изменения могут сразу несколько пользователей.

PowerPoint Online

PowerPoint Online позволяет работать одновременно над одним слайдом, но лучше работать над разными элементами, иначе пользователи не видят real time изменений друг друга.

Настольная версия Office

Опыт совместной работы с документами через Office Online оставляет приятные впечатления, когда речь идет о правках текста без необходимости значительных изменений форматирования. Если вам захочется вставить диаграммы, smart art, оглавление, макросы, форматировать таблицы, использовать формулы и т.д. тут придётся использовать настольную версию программ. О разнице функционала настольной версии и online можно писать отдельную статью. Здесь же рассмотрим отличия, связанные с совместной работой.

MS Word

При редактировании в настольной версии программы блокируется абзац, над которым работает другой пользователь.

Вносимые изменения станут видны другим соавторам только после их сохранения автором и обновления документа остальными пользователями.

Сохранение-обновление объединено в кнопке Save (Ctrl+S) Наличие обновлений индицируется иконкой напротив имени автора.

MS Excel

В случае с Excel возможности одновременной работы над документом нет. Нам предлагают либо всем перейти в онлайн версию –

Либо встать в очередь -

MS PowerPoint

Напротив, в PowerPoint ни блокировки, ни обозначения элемента, над которым работает другой пользователь нет. Так что, о том, что кто-то ещё работает над той же презентацией, вы можете понять разве что через панель Share.

Наличие обновлений сигнализируется малоприметным статусом Updates Available. Статус появляется только после сохранения изменений автором, сами изменения появляются после обновления документа с помощью Save (Ctrl+S).

Мобильные устройства

Microsoft Word App и Microsoft PowerPoint App

При работе на Android абзац или элемент, над которым работает пользователь, не блокируется и возможна одновременная работа с ним, но и ничего не подсвечивается для других соавторов, Правки отображаются без дополнительных действий с небольшой задержкой. То, что кто-то другой работает над этим же элементом, можно видеть в меню “Share”.

В случае с IPhone при изменениях выдается сообщение об обновлениях с предложением Применить/Отменить.

Интересно было бы ещё протестировать на Windows Phone с Windows 10. Но в компании таких не нашлось.

Microsoft Excel App

Совместная работа real time в Excel App не поддерживается.

Выводы

В целом, функциональность совместного редактирования документов от Microsoft можно считать состоявшейся, хотя разные компоненты реализуют ее по-разному. Сам по себе процесс совместного редактирования лучше всего реализован в Office Online – это реальный co-working. В список вещей, на которые можно смотреть вечно, добавлю себе движущиеся по экрану флажки с именами коллег и постепенно заполняющийся сам по себе документ. Но, к сожалению, за полноценным функционалом редактирования как такового по-прежнему придётся обращаться к настольным версиям программ, в которых ещё осталась и нужна кнопка сохранения, а также не так удобно реализован процесс совместной работы (больше всего пока страдает Excel, где все так и осталось на уровне чекина-чекаута).

В следующей заметке мы расскажем, как осуществить процесс разворачивания on-premise компонент совместного доступа в корпоративной инфраструктуре. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публикация – вот это все. Не отключайтесь.

C уважением коллектив компании Servilon.ru Servilon.com

Теги:

• SharePoint
• Office Online
• совместная работа

Добавить метки

Среди новых тенденций в командной работе над файлами и документами — хранение всех данных в “облаке” и организация доступа к ним одновременно с разных устройств. Одним из “пионеров” в области такой синхронизации стала компания Apple, которая представила собственный “облачный” под названием iCloud в июне 2011 года. Более-менее полноценной работа этого сервиса стала, начина с версии OS X Mountain Lion, когда появилась синхронизация ряда приложений для работы с документами.

Работа с iCloud достаточно проста, и сегодня мы рассмотрим, как правильно организовать синхронизацию данных и совместно работать над текстами и презентациями с применением этого “облачного” сервиса.

Активируем работу с документами и данными

Если у вас еще нет бесплатной учетной записи в iCloud или вы только начали ею пользоваться, то вам стоит прочесть , чтобы создать и настроить новую учетку в iCloud. Для хранения своих документов в “облаке” надо также зайти в настройки документов и данных и активировать синхронизацию с iCloud; а также включить эту синхронизацию на всех ваших iOS-устройствах (“Settings > iCloud”).

Находим совместимые приложения

На сегодняшний день круг приложений, которые поддерживают работу с iCloud в плане хранения файлов и документов, достаточно невелик. Для Mac поддержка iCloud реализована для таких приложений, как Preview, TextEdit, iWork ’09 / ‘11 (Pages, Numbers, Keynote), GarageBand.

Что касается сторонних разработчиков, то синхронизацию поддерживают текстовые редакторы iA Writer, Byword, Smultron; PDF-редактор PDFpen; графический редактор Pixelmator. Популярный офисный пакет на данный момент не поддерживает синхронизацию документов в iCloud.

Работаем с документами в нашем новом “облаке”

Приложения, у которых есть нативная поддержка iCloud, сохраняют файлы и документы в облако достаточно просто. Нажимаем Command-S, — и указываем в качестве места для хранения iCloud, затем выбираем название для файла и нажимаем “Сохранить”.

Доступ к такому файлу реализован для всех устройств, подключенных к “облаку”: ваш настольный Mac, ваш ноутбук и смартфон от Apple — все они будут одинаково “видеть” и обрабатывать сохраненный документ, Чтобы открыть файл, сохраненный в iCloud, просто нажмите Command-O в приложении, которое поддерживает iCloud, а далее нажмите на иконку с iCloud.

Перемещаем файлы в “облако”

В принципе, вы в свое “облако” можете поместить разные файлы со своего Mac, Для этого откройте файл тем приложением, которое поддерживает сохранение в iCloud, выберите File > Move To, далее выберите iCloud в качестве пункта назначения. Так можно переместить папки и файлы в “облако”.

Ограничения iCloud

iCloud — отличный способ для совместной работы на нескольких разных устройствах, но проблема в том, что работу через “облако” возможна только за счет тех приложений, которые вы использовали для создания конкретного файла. Если вы, к примеру, создали новый текстовый документ с помощью , то сохранить этот документ в облаке можно в нескольких форматах, включая формат Microsoft Word. Но открыть этот файл из “облака” в Word вы не сможете. Более того: вы не сможете из “облака” просматривать и править этот файл ничем, кроме редактора TextEdit, в котором файл и был создан.

Конечно, можно сохранять каждый раз локальную копию на своем Mac и работать с ней, а потом загружать ее обратно в “яблочное облако.” Но если вам приходится часто править и синхронизировать правки между разными приложениями для одного и того же файла, вам лучше использовать не iCloud, а Dropbox и аналогичные универсальные сервисы “облачной” синхронизации.

Получаем доступ к файлам в iCloud с помощью Finder

OS X хранит копии ваших документов из iCloud в скрытой папке. По сути, хранение файлов в “облаке” на удаленных серверах дублируется за счет постоянной синхронизации с локальными копиями в тщательно “запрятанном” каталоге на локальном Mac. Открыть эту папку можно с помощью Finder: выберите пункт меню Go -> Go To Folder и укажите в качестве целевого адреса ~/Library/Mobile Documents/. Откроется окошко, и вы увидите кучу разных папок со всякими странными названиями, но здесь есть и папки с названиями приложений, для которых они были созданы.

Если вам нужно получить доступ к любым файлам в iCloud, то их проще и быстрее скопировать из этой папки, а не “прогонять” каждый раз через приложения.

iCloud уже сейчас можно использовать для совместной работы между несколькими устройствами, надеемся, что в будущем гибкости и возможностей этому “облаку” только добавится.

Для обмена файлами между компьютерами и мобильными гаджетами больше не нужны кабели и флешки. Если устройства имеют доступ в Интернет, файлы могут «летать» между ними «на облаке». Точнее, они могут «поселиться» в облачном хранилище, которое представляет собой совокупность разбросанных по миру серверов (объединенных в один виртуальный — облачный сервер), где пользователи платно или бесплатно размещают свои данные. В облаке файлы хранятся точно так же, как на жестком диске компьютера, но доступны не с одного, а с разных устройств, которые способны к нему подключиться.

Каждый второй-третий Интернет-юзер уже взял технологию облачного хранения данных на вооружение и с удовольствием ею пользуется, но кто-то до сих пор спасается флешками. Ведь не все знают о такой возможности, а некоторые просто не могут определиться, какой сервис им выбрать и как им пользоваться. Что ж, давайте разбираться вместе.

Что представляют собой облачные хранилища с точки зрения пользователя и как они работают

Если взглянуть глазами неискушенного юзера, облачное хранилище — это обычное приложение. Оно только и делает, что создает на компьютере папку под собственным именем. Но не простую. Всё, что вы в нее помещаете, одновременно копируется на тот самый облачный Интернет-сервер и становится доступным с других устройств. Размер этой папки ограничен и может увеличиваться в пределах выделенного вам дискового пространства (в среднем от 2 Гб).

Если приложение облачного хранилища запущено и компьютер (мобильный гаджет) подключен к глобальной сети, данные на жестком диске и в облаке синхронизируются в реальном времени. При автономной работе, а также, когда приложение не работает, все изменения сохраняются только в локальной папке. При подключении машины к Интернету доступ к хранилищу становится возможен в том числе через браузер.

Файлы и папки, загруженные в облако, являются полноценными веб-объектами, такими же, как любой контент интернет-сайтов и ftp-хранилищ. Вы можете ссылаться на них и делиться ссылками с другими людьми, даже с теми, кто не пользуется этим сервисом. Но скачать или увидеть объект из вашего хранилища сможет только тот, кому вы сами это разрешили. В облаке ваши данные скрыты от посторонних глаз и надежно защищены паролем.

Основная масса облачных сервисов имеет дополнительный функционал — средство просмотра файлов, встроенные редакторы документов, инструменты создания скриншотов и т. п. Это плюс объем предоставляемого пространства и создает главные отличия между ними.

— облачный сервис хранения данных, который не нуждается в представлении пользователям Windows. Еще бы, ведь в последних выпусках этой ОС (в «десятке») он прямо-таки лезет поверх всего на экране, так как настроен на автозапуск по умолчанию.

Для пользователей винды преимущество сервиса Microsoft OneDrive перед аналогами, пожалуй, только одно — его не нужно устанавливать. Также не нужно создавать для него отдельный аккаунт — для входа в облако достаточно ввести данные своей учетной записи Microsoft.

Владельцу одной учетки Microsoft OneDrive предоставляет 5 Гб бесплатного дискового пространства для хранения любой информации. Чтобы получить дополнительный объем, придется доплачивать. Максимум составляет 5 Тб и стоит 3 399 рублей в год, однако в этот пакет входит не только дисковое пространство, но и приложение Office 365 (домашний выпуск). Более демократичные тарифные планы — это 1 Тб (2 699 рублей в год — хранилище и Office 365 персональный) и 50 Гб (140 рублей в месяц — только хранилище).

Дополнительные возможности всех тарифов:

• Поддержка других операционных систем — Mac OS X, iOS и Android.
• Просмотр и редактирование документов при помощи приложений встроенного пакета Office.
• Удаленный доступ ко всему содержимому компьютера (не только папки OneDrive), на котором установлен сервис и используется ваша учетная запись Microsoft.
• Создание фотоальбомов.
• Встроенный мессенджер (Скайп).
• Создание и хранение текстовых заметок.
• Поиск.

Только платных версий:

• Создание ссылок с ограниченным сроком действия.
• Автономные папки.
• Многостраничное сканирование с сохранением документов в файл формата PDF.

В целом сервис неплох, но иногда случаются проблемы со входом в учетную запись. Если вы собираетесь работать с веб-версией хранилища (через браузер) и заходите в него под другим IP-адресом, чем был раньше, Microsoft иногда запускает проверку принадлежности учетной записи вам, что отнимает довольно много времени.

Также были жалобы на удаление пользовательского контента из OneDrive — когда у Microsoft возникали подозрения, что он нелицензионный.

— одно из старейших кроссплатформенных облачных хранилищ. В отличие от предыдущего, оно поддерживает все основные операционные системы, а также некоторые редко используемые, например, Symbian и MeeGo. Сервис очень прост в применении, работает быстро и стабильно.

Бесплатно пользователю DropBox предоставляется всего 2 Гб дискового пространства для хранения личных файлов, но этот объем можно увеличить вдвое, создав и присоединив к своему аккаунту еще один — рабочий (который на самом деле может быть и личным). Вместе получится 4 Гб.

Переключение между личным и рабочим дисковым пространством на сайте DropBox и в приложении осуществляется без выхода из учетной записи (не нужно каждый раз вводить логин и пароль). На компьютере для того и другого аккаунта создается отдельная папка — 2 Гб каждая.

У DropBox, как и положено, тоже есть несколько тарифных планов. Про бесплатный было сказано выше, Платные — это «Plus» (1 Тб, $8,25 в месяц, предназначен для личного использования), «Standard» (2 Тб, $12,50 в месяц, для бизнеса), «Advanced»(неограниченный объем, $20 в месяц за 1 пользователя) и «Enterprise» (неограниченный объем, индивидуально устанавливаемая цена). Различия между двумя последними заключаются в наборе дополнительных опций.

Бесплатным пользователям помимо хранилища доступны:

• Сервис совместной работы с документами DropBox Paper .
• Возможность делиться ссылками и создавать общие папки.
• Журнал изменений файлов с возможностью восстанавливать их к предыдущей версии (до 30 дней).
• Комментирование файлов — как своих, так и других пользователей, если файл доступен для просмотра.
• Функция поиска.
• Получение уведомлений о событиях (настраивается индивидуально).
• Автоматическая загрузка фотографий с камеры (кстати, за включение этой опции некоторое время назад DropBox предоставлял пользователям дополнительное пространство).
• Выбор полной либо выборочной синхронизации.
• Шифрование данных при хранении и передаче.

Возможности платных тарифов можно перечислять очень долго, поэтому отметим только основные:

• Удаленное уничтожение данных из DropBox на потерянном или украденном устройстве.
• Ограничение срока действия ссылки.
• Двухфакторная проверка подлинности аккаунта.
• Настройка уровней доступа к разным данным.
• Усиленная защита информации класса HIPAA/HITECH (безопасное хранение медицинской документации).
• Круглосуточная техническая поддержка.

DropBox если не лучший, то весьма достойный сервис. Несмотря на малый по сегодняшним меркам объем бесплатного места, им пользуются миллионы людей по всему миру.

Mega (Megasynk)

Как понятно из описания, Amazon Web Services ориентирован только на корпоративный сектор и не предназначен для хранения альбомов с фотографиями котиков, хотя не исключено, что кто-то использует его и для этого. Ведь облачное хранилище файлов — Amazon Glacier , как и Яндекс диск, предоставляет пользователям 10 бесплатных Гб. Стоимость дополнительного объема составляет $0,004 за 1 Гб в месяц.

Сравнение Amazon Glacier с веб-ресурсами, о которых рассказано выше, пожалуй, некорректно, поскольку у них несколько разное назначение. Функционал и возможности этого сервиса определяются задачами бизнеса, в числе которых:

• Бесперебойная работа, повышенная надежность.
• Соответствие стандартам усиленной защиты данных.
• Мультиязычный интерфейс.
• Неограниченный объем (расширение за доплату).
• Простота использования и гибкость настроек.
• Интеграция с прочими службами Amazon Web Services.

Те, кого заинтересовали возможности Amazon, могут ознакомиться с полной документацией по продуктам AWS , которая находится на официальной сайте.

Mail.ru

Занимает второе-третье место в рейтинге популярности файловых веб-хранилищ у русскоговорящей аудитории. По набору возможностей оно сопоставимо с Google Drive и Яндекс Диск: в нем, как и в них, присутствуют веб-приложения для создания и редактирования документов (текстов, таблиц, презентаций) и скриншотер (утилита для получения снимков экрана). Оно тоже интегрировано с другими проектами Mail.ru — почтой, соцсетями «Мой мир» и «Одноклассники», сервисом «Mail. Знакомства» и т. д., имеет удобный просмотрщик файлов с флеш-плеером и также весьма доступно по цене (для тех, кому недостаточно выделенного объема).

Размер бесплатного дискового пространства облака Mail составляет 8 Гб (ранее эта цифра несколько раз менялась). Премиальный тариф на 64 Гб стоит 690 рублей в год. За 128 Гб придется отдать 1 490 рублей в год, за 256 Гб — 2 290 рублей в год. Максимальный объем — 512 Гб, обойдется в 3 790 рублей в год.

Прочие функции сервиса мало чем отличаются от ему подобных. Это:

• Общие папки.
• Синхронизация.
• Встроенный поиск.
• Возможность делиться ссылками.

Клиентское приложение Mail.ru работает на Windows, OS X, iOS и Android.

Облачное хранилище — фирменная веб-служба для владельцев смартфонов и планшетов одноименного производителя. Предназначена для хранения резервных копий данных с мобильных устройств — мультимедийного контента, файлов ОС и прочего на усмотрение пользователя.

Клиентское приложение Samsung Cloud предустановлено на телефонах и планшетах, выпущенных позже второй половины 2016 года (точнее, после выпуска Samsung Galaxy Note 7). Регистрация аккаунта на сервисе возможна только через него, видимо, для отсеивания посторонних.

Объем бесплатного хранилища составляет 15 Гб. Дополнительные 50 Гб стоят $0,99 в месяц, а 200 Гб — $2,99.

iCloud (Apple)

— фаворит среди облачных хранилищ данных у пользователей продукции Apple. Еще бы, ведь он бесплатный (правда, не очень вместительный) и интегрирован с другими яблочными службами. Сервис предназначен для хранения резервных копий данных с iPhone, iPad и iPod, а также пользовательских медиафайлов, почты и документов (последние автоматически синхронизируются с содержимым iCloud Drive).

Вместимость бесплатного хранилища iCloud составляет 5 Гб. Дополнительное пространство продается по цене $0,99 за 50 Гб, $2,99 за 200 Гб и $9,99 за 2 Тб.

Клиентское приложение iCloud поддерживает операционные системы Mac OS X, iOS и Windows. Официального приложения для Android не разработано, но владельцы девайсов на базе этой ОС могут просматривать на своем устройстве почту из облака Apple.

Завершает топ-парад облачных хранилищ китайский сервис . Как видно по скриншоту, для нас с вами он явно не адаптирован. Зачем же он тогда нужен, если существуют более привычные русскоязычному человеку отечественные, европейские и американские аналоги? Дело в том, что Baidu предоставляет пользователям целый терабайт бесплатного дискового пространства. Ради этого и стоит преодолеть трудности перевода и другие препятствия.

Регистрация на Baidu Cloud значительно более трудоемка, чем у конкурентов. Она требует подтверждения кодом, присланным по SMS, а SMS с китайского сервера на российские, белорусские и украинские номера не приходит. Нашим согражданам приходится выкручиваться с помощью аренды виртуального номера телефона, но это еще не всё. Вторая сложность заключается в том, что аккаунт нельзя зарегистрировать на некоторые адреса электронной почты. В частности, на сервисах gmail (Google заблокирован в Китае), fastmail и Яндекс. И третья сложность — это необходимость установки мобильного приложения Baidu Cloud на телефон или планшет, так как именно за это и дается 1 Тб (при регистрации на компьютере вы получите всего 5 Гб). А оно, как вы понимаете, полностью на китайском.

Не испугались? Дерзайте — и будете вознаграждены. Информация, как своими руками создать аккаунт на Baidu, есть в Интернете.