Desať pravidiel obchodnej korešpondencie. Ako poslať jeden e-mail viacerým príjemcom naraz. Ak chceme priložiť súbor, uvedieme

Obchodná komunikácia je svoj vlastný svet s vlastnými zákonmi. Veľa závisí od toho, ako dodržiavame tieto zákony: dojem, ktorý robíme na kolegov a partnerov, produktivita práce a dokonca aj kariérny postup.

Osobitné miesto v obchodnej komunikácii zaujíma obchodná korešpondencia, ktorá je každodennou zodpovednosťou väčšiny kancelárskych pracovníkov a nielen. Schopnosť správneho vedenia obchodnej korešpondencie môže byť dobrým pomocníkom pri uzatváraní ziskových obchodov a budovaní imidžu vašej firmy.

Pozrime sa na niektoré vlastnosti obchodného listu. Obchodná korešpondencia je teda:

• používanie vzorových fráz a klišé
• emocionálna neutralita,
• sémantická presnosť a stručnosť prezentácie,
• dobre postavená argumentácia.

Obchodná korešpondencia v angličtine je rovnaký súbor pravidiel a klišé, z ktorých niektoré odporúčame používať všetkým, ktorí pracujú so zahraničnými partnermi alebo v medzinárodných spoločnostiach. Upozorňujeme na niekoľko užitočných fráz, ktoré ozdobia vašu obchodnú korešpondenciu. Tieto frázy zdôraznia vašu profesionalitu a pomôžu formovať imidž podnikateľa. Poďme začať!

1.Nájdite v prílohe

Začnime s klasikou. Často musíte k listu pripojiť rôzne dokumenty alebo iné súbory. Na informovanie príjemcu o prítomnosti prílohy je táto fráza dokonalá. Koniec koncov, slovo „Attachment“ v preklade znamená „príloha“. Fráza by mala byť použitá na konci listu.

Tu je pár príkladov použitia:

• V prílohe nájdete moje portfólio.
• V prílohe nájdete kópiu zmluvy/zmluvy.

2.Poslal som ďalej

Túto frázu môžete použiť, ak potrebujete poslať e-mail iným príjemcom. Na informovanie príjemcu o tom je fráza „Poslal som ďalej“ perfektná. Napríklad:

• Poslal som vám Annin životopis.
• Poslal som vám Johnov e-mail.

3. Mám kópiu

Človek nezasvätený do všetkých tajomstiev zvláštností obchodnej korešpondencie nemusí pochopiť, čo táto podivná skratka znamená. Ale my sme profesionáli. „I’ve cc’ed“ je skratka, ktorá znamená skopírovaný uhlík. Fráza znamená „kopírovať niekoho, aby ste dostali listy“.

Ak teda potrebujete niekoho informovať, že ste skopírovali iných príjemcov, pokojne použite túto frázu. Napr.:

• Napísal som Sare tento e-mail.
• Napísal som Jackovi a Jimmymu kópie týchto e-mailov.

Čo sa týka skratiek, ktoré nie je možné použiť v obchodnej korešpondencii, pre tento prípad sa zvyčajne robí výnimka.

4. Pre ďalšie podrobnosti

Táto fráza je osvedčený spôsob, ako zdvorilo ukončiť svoj list v angličtine. „Pre ďalšie podrobnosti“ znamená „pre podrobnejšie informácie“, „podrobnejšie“. Príklady použitia:

• Pre bližšie informácie ma kedykoľvek kontaktujte.
• Pre bližšie informácie napíšte nášmu obchodnému manažérovi.

Ďalšia fráza, ktorá vám pomôže skončiť zdvorilo, je „Ak máte nejaké otázky, neváhajte ma kontaktovať.“ V preklade to znamená „Ak máte nejaké otázky, pokojne mi napíšte.“

5.Teším sa

Fráza „tešiť sa“ znamená „tešiť sa“. Ak sa teda tešíte na odozvu alebo inú akciu príjemcu, tak by bolo celkom vhodné použiť túto frázu. Napr.:

• Teším sa na tvoju odpoveď.
• Teším sa na vašu odpoveď.

Fráza sa najlepšie používa na konci listu.

Pri písaní listu musíte byť zdvorilí aj vtedy, keď sa vám práve nechce. Schopnosť písať kompetentné listy v akejkoľvek situácii odráža vašu profesionalitu, slušné správanie a znalosť podnikateľskej etiky. Na záver pripomeňme, že v obchodnej korešpondencii musíte preukázať precíznosť formulácií a dokonalú gramotnosť. Používanie skratiek je tiež neprijateľné (až na zriedkavé výnimky).

Píšte e-maily v angličtine správne, milí priatelia! Veľa štastia!

Na písanie formálnych e-mailov sa najčastejšie používajú tieto výrazy:

1. Ak chceme priložiť súbor, označíme:

ProsímNájsťpripojený– Prijmite ako prílohu

Prosím Nájsť pripojený môj pokračovať. – Prijmite ako prílohu môj životopis.

Prosím Nájsť pripojený fotografie od na konferencie. – Prijmite ako prílohu fotografie z konferencie.

2. Ak chceme preposlať (presmerovať) list, použijeme výraz:

Preposlal som ________ vám. – Preposlal som vám ________.

posielam ďalej ________ vám. - Posielam ti _______.

Preposlal somBillov životopis pre vás. –ja presmerovaný Vám zhrnutie Bill.

PreposielamJohnov e-mail pre vás. –Preposielam VámJánov email.

3. Ak chceme niekoho označiť v kópii listu, použijeme výraz:

(meno) na tento e-mail

– V kópii tohto e-mailu som uviedol (meno).

ja` ve cc` d Umar na toto email. – označil som Umara v kópii tohto e-mailu.

* Skopírovali sme Umara dozachovaťhovnaslučka. – Umara sme zaznamenali v kópii listu, aby sme ho informovali.

Prosím, držte ma v obraze. –Prosím, držať ja V kurz.

4. Nasledujúci výraz pomôže uzavrieť list:

Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte ma kontaktovať. – Ak máte nejaké otázky, kontaktujte ma.

Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte ma kontaktovať.

S pozdravom,

John –

Ak máte nejaké otázky, kontaktujte ma.

s pozdravom

John

5. Na dokončenie listu používame nasledujúce výrazy:

teším sa na

počuťingodvy- Čakám na vašu odpoveď. stretnúť saingvy- Teším sa na stretnutie. tvojodpovedať- Čakám na tvoju odpoveď.

Tešiť sa na + sloveso + ing- teším sa)

Na ukončenie e-mailu používame nasledujúce výrazy:

MilýS pozdravom (S pozdravom) – Všetko najlepšie, s pozdravom

Teplýželania — Všetko najlepšie

VášNaozaj– S pozdravom, s úctou.

Anglický vtip

Raňajkár v lacnej reštaurácii sa pokúsil nadviazať rozhovor s mužom vedľa neho pri pulte.

"Strašné daždivé kúzlo ako povodeň."

"Potopa?" Tón bol zdvorilý, ale pýtajúci sa.

"Potopa - Noe, archa, hora Ararat."

Druhý si odhryzol polovicu krajca chleba, pokrútil hlavou a husto zamrmlal:

"Nečítal som dnešné noviny."

Každý deň posielame desiatky e-mailov. Niekedy sú to veľmi krátke správy, napríklad: „Ideme na obed?“ Niekedy - pomocou ktorých prezentujete svoju firmu alebo web. Keď je veľa písmen a málo času, začíname sa ponáhľať a robiť chyby. Zvyčajne triviálne, napríklad preklep, ale niekedy sa stanú veci, ktoré môžu vážne poškodiť vašu povesť a pokaziť váš vzťah s klientom alebo zamestnancom.

Tomu sa dá vyhnúť, len sa treba pozbierať a vedieť o niektorých nástrahách. Tu sú najčastejšie chyby pri odosielaní e-mailov. Pozorne si prečítajte a pamätajte, že najprv musíte urobiť krátku pauzu, skontrolovať, či je všetko v poriadku, a až potom kliknite na tlačidlo „Odoslať“.

Zadávate nesprávnu adresu

Najčastejšia a najnepríjemnejšia chyba. Predstavte si, že chcete poslať skôr osobné fotografie priateľovi, no automaticky napíšete adresu svojho šéfa alebo zákazníka. A až po odchode listu si s hrôzou uvedomíte, čo sa práve stalo. Ak je to akoukoľvek útechou, každý z nás sa aspoň raz v živote ocitol v tejto situácii: právnici poslali dôverné dokumenty protistrane, dizajnéri poslali návrhy webových stránok nesprávnemu klientovi atď. No keď sa nám to stane, zdá sa, že sa nám stráca zem pod nohami.

Našťastie mnohé e-mailové služby, napríklad Gmail, majú funkciu. Zapnite ho a zadajte veľký časový interval - je to tichšie, viete.

Zabudol si na prílohu

Napísali ste, že k listu bol pripojený určitý súbor, ale zabudli ste ho pripojiť. Ďalšia častá chyba, ktorá často vedie k nedorozumeniam a ospravedlňovaniu. Na jednej strane je to v poriadku, nikto nie je dokonalý, ale je lepšie najprv všetko skontrolovať a až potom poslať list. A aby ste sa vyhli otázkam adresáta, odporúčame uviesť všetky priložené súbory priamo v tele listu. Napríklad takto:

Dobrý deň, Maxim! Posielam vám niekoľko súborov, sú v prílohe:

Dohoda o službách

GIF s mačkou

Nemyslíš na dizajn

Pozdravujú vás, ako si pamätáte, oblečením. Ak chcete zabrániť tomu, aby vás váš e-mail primäl k okamžitému vymazaniu, popracujte na jeho podobe. Hovorí sa, že jej treba venovať toľko času ako obsahu. Dnes je to už našťastie jednoduché. Na to odporúčame použiť aplikáciu Wix ShoutOut, vybrať si vhodnú šablónu a pridať do nej svoj text. Nevyžadujú sa žiadne špeciálne znalosti, len sa uistite, že všetko vyzerá elegantne a krásne. Mimochodom, dobrý newsletter má svoje tajomstvá a pravidlá, preto odporúčame prečítať si nášho email marketingového riaditeľa. Neďakuj mi.

Neuvádzate predmet listu

Predmet listu plní približne rovnakú úlohu ako nadpis textu. Zobrazuje sa vedľa vášho mena, príjemca ho vidí a rozumie tomu, čo ste mu poslali: faktúra, výsledky stretnutia, pracovná ponuka, rozloženie webovej stránky atď. Pamätajte, že téma musí byť jasne formulovaná, aby v prípade potreby človek váš list rýchlo našiel, a presvedčivá, aby ho zaujala, ak hovoríme povedzme o newsletteri. Nie je to tak dávno, čo sme písali o tom, že ak ste zabudli, stojí za to si to znova prečítať.

Neukladáte koncepty

Ak radi píšete písmená v textových editoroch, tak si často šetrite, inak skončíte pri písaní listu celý deň a zrazu vám zamrzne počítač a všetko je preč. Alebo napíšte priamo do poštovej služby - potom sa všetky vaše náčrty automaticky uložia do priečinka „Drafts“.

Si hrubý

Zdvorilosť v korešpondencii nie je o nič menej dôležitá ako v živote. Tu sú základné pravidlá, ktoré musí dodržiavať každý:

Vždy poďakujte odosielateľovi za list, najmä ak vidíte, že odviedol dobrú prácu. Pamätáte si, keď sme sa všetci ako deti učili „magické“ slová? Nezabúdajme na nich, aj keď sme dospelí.

Zostaňte pokojní, aj keď je záležitosť mimoriadne naliehavá a dôležitá. Nervozita a výčitky určite nevedú k ničomu dobrému.

Začnite a ukončite svoj list bežnými frázami. Stupeň formálnosti bude závisieť od toho, s kým si dopisujete. Ak je to váš šéf alebo len oficiálna osoba, nepoužívajte „Ahoj“, „Ahoj“ alebo „Bozky“. A naopak, ak píšete kolegovi alebo priateľovi, môžete sa zaobísť bez tradičného „S pozdravom“.

Neprečítaš text

Preklepy môžu pokaziť celý dojem, preto si pozorne prečítajte napísaný list, najlepšie niekoľkokrát. Ak máte pochybnosti o pravopise alebo syntaxi, prejdite na Gramotu.ru. Je lepšie merať sedemkrát, to znamená skontrolovať, ako sa potom ospravedlňovať za preklepy a dokázať, že ste skutočne gramotní.

A mimochodom: ak sa bojíte náhodného odoslania nedokončeného listu, najskôr napíšte celý text a až potom zadajte adresu príjemcu.

Na kópiu listu neuvádzate správnych ľudí

Poďme zistiť, kto môže skutočne dostať váš list. Pole Komu je primárnym príjemcom. Pole "Ss" - osoba, ktorá dostane kópiu. Nesúvisí priamo s diskutovaným problémom, ale chce alebo potrebuje vedieť. Pole Skrytá kópia predstavuje skrytých príjemcov. Pridáte ich, ale primárny príjemca ich nevidí. A tu si treba dať pozor: môžete si pomýliť kópiu a skrytú kópiu a príjemca si potom bude myslieť, že je špehovaný.

Majte na pamäti, že je dôležité, aby si niektorí ľudia uvedomovali, čo sa deje. Nechcete počúvať výčitky o „Ako ste ma nemohli pridať do kópie?! Na tomto projekte som pracoval dva mesiace!“ Ak máte pochybnosti, pridajte všetkých, ktorí majú s otázkou niečo spoločné. Možno nie každý bude rád, že sa rozptyľuje, ale na vás nebudú žiadne sťažnosti.

Neprihlásite sa na odber

Napísali ste „S pozdravom Masha“ a myslíte si, že je všetko v poriadku, ale príjemca listu sedí a premýšľa, čo je to za Masha. Z tlačiarne? Alebo možno ilustrátor? Aby ste ho nenechali hádať, nastavte si podpis a ten sa automaticky pridá na koniec každej vašej správy. Nezabudnite uviesť svoje meno a priezvisko, názov spoločnosti, pozíciu a kontaktné informácie, ako napríklad Skype alebo telefónne číslo. Môžete pridať adresu – hoci je to reklama, je nenápadná.

Vyberáte si nesprávny čas

Písanie listov v noci nie je dobrý nápad. Prvý dôvod: pravdepodobne ste počas dňa strašne unavení, nepremýšľate veľmi dobre a hrozí vám, že urobíte všetky vyššie uvedené chyby. Dôvod druhý: lavína rannej pošty zasype váš polnočný list a adresát ho v najbližšom čase určite neuvidí. A po tretie: očividne nemáte nič lepšie na práci, ak o tretej ráno píšete obchodné listy.

Naša rada: ak sa nič Dôležité alebo Súrne nestalo, posielajte správy od pondelka do piatku a počas pracovnej doby ako všetci normálni ľudia.

Potrebovať pre vaše podnikanie? Vytvorte si ho sami na Wix – je to jednoduché a zadarmo!

čo je e-mail? V modernom svete podnikania je to:

• Tvoja tvár. Práve pomocou emailu dokážete v očiach protistrany vytvoriť pozitívny obraz alebo pokaziť prvý dojem.
• Váš pracovný nástroj. Veľa komunikácie s vonkajším svetom prebieha cez e-mail. Preto, ak ovládate tento nástroj, môžete si výrazne uľahčiť život.
• Silné rozptýlenie. Vonkajší svet sa k vám snaží dostať, rozptýliť vás a zviesť vás prostredníctvom e-mailu.

Z tohto pohľadu sa pozrime na prácu s e-mailom. Začnime niečím jednoduchým.

Formátovanie listu

Používam e-mailového klienta Mozilla Thunderbird, takže ho použijem ako príklad. Vytvorme nové písmeno a prechádzame zhora nadol cez zoznam polí.

Komu. Kopírovať. Skrytá kópia

Niektorí možno nevedia, ale „Komu“ v Mozille možno zmeniť na „Kópia“ alebo „Skrytá kópia“.

• Komu: píšeme hlavného príjemcu alebo viacerých príjemcov oddelených bodkočiarkou.
• Kopírovať: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale od koho neočakávame reakciu.
• Skrytá kópia: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale ostatným príjemcom listu by mal zostať neznámy. Je vhodné ho použiť najmä na hromadné zasielanie obchodných listov, ako sú oznámenia.

Nesprávne v hromadných zásielkach označte príjemcov pomocou polí „Kopírovať“ alebo „Komu“. Niekoľkokrát do roka dostávam listy, ktoré uvádzajú 50 – 90 príjemcov v poli „Kópia“. Dochádza k porušovaniu súkromia. Nie všetci vaši príjemcovia musia vedieť, s kým ďalším pracujete na podobnej téme. Je dobré, ak sú to ľudia, ktorí sa navzájom poznajú. Čo ak sú na zozname konkurenčné spoločnosti, ktoré o sebe navzájom nevedia? Minimálne sa treba pripraviť na zbytočné vysvetľovanie a maximálne s jedným z nich ukončiť spoluprácu. Nerobte to týmto spôsobom.

Predmet listu

Profesionálne poštové služby často píšu (niekedy rozumne) o dôležitosti predmetu e-mailu na svojich firemných blogoch. Najčastejšie však hovoríme o obchodných listoch, kde predmet listu rieši problém „e-mail by sa mal otvoriť“.

Diskutujeme o každodennej obchodnej korešpondencii. Tu téma rieši problém „list a jeho autora je potrebné ľahko identifikovať a potom nájsť“. Navyše, vaša usilovnosť sa vám vráti vo forme karmy mnohých odpovedí, iba s predponami Re: alebo FWD, medzi ktorými budete musieť hľadať požadované písmeno k téme.

Dvadsať listov je objem jednodňovej korešpondencie pre stredného manažéra. Vôbec nehovorím o podnikateľoch a majiteľoch firiem; ich počet listov niekedy klesá na 200 alebo viac za deň. Preto ešte raz: neposielajte e-maily s prázdnym predmetom.

Ako teda správne formulovať predmet e-mailu?

Chyba #1 : V predmete iba názov spoločnosti. Napríklad „Sky“ a to je všetko. Po prvé, pravdepodobne nie ste jediný z vašej spoločnosti, ktorý s touto protistranou komunikuje. Po druhé, takáto téma neprináša žiadny význam, pretože názov vašej spoločnosti je viditeľný už z adresy. Po tretie, hádajte, ako bude vaša poštová schránka vyzerať s týmto prístupom ku korešpondencii? Niečo také.

Je vhodné hľadať v takýchto témach?

Chyba #2 : honosný, predajný titulok. Je skvelé, ak viete písať takéto nadpisy. Je však vhodné využívať tieto zručnosti v obchodnej korešpondencii? Pamätajte na účel predmetu obchodného e-mailu: nie predávať, ale poskytovať identifikáciu a vyhľadávanie.

Text listu

Existuje mnoho návodov na písanie pre rôzne príležitosti. Napríklad Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a ďalší majstri slova majú veľa užitočných informácií. Odporúčam vám prečítať si ich články, aspoň pre zlepšenie všeobecnej gramotnosti a zlepšenie celkového štýlu písaného prejavu.

V procese písania listu musíme urobiť niekoľko rozhodnutí postupne.

Otázka slušnosti . V úvode listu sa môžete rozplývať v ústretovosti či dokonca nežnostiach v duchu „Môj milý Rodya, už sú to viac ako dva mesiace, čo som sa s tebou písomne ​​rozprával, z čoho som sám trpel a dokonca som sa ani trochu nevyspal. noci, premýšľanie." Veľmi zdvorilé a veľmi nákladné, a to z hľadiska času na napísanie takéhoto úvodu, ako aj z hľadiska času, ktorý má partner na prečítanie. Korešpondencia je biznis, pamätáš? Nie je to esej v epištolárnom žánri pre súťaž alebo list Raskolnikovovej matke, ale obchodná korešpondencia.

Rešpektujeme svoj čas a čas príjemcu!

Predstaviť sa a pripomenúť okolnosti vášho zoznámenia má zmysel len v prvom liste odoslanom po letmom stretnutí na výstave. Ak ide o pokračovanie spolupráce alebo prebiehajúcej korešpondencie, v prvom liste dňa napíšeme: „Ahoj, Ivan“, v druhom a ďalších: „Ivan, ...“.

Príťažlivosť . Vždy ma znepokojovala otázka, na koho sa obrátiť v liste, ak je adresátov viacero. Nedávno som napísal list adresovaný trom dievčatám menom Anna. Bez akýchkoľvek pochybností som napísal „Ahoj, Anna“ a netrápil som sa. Takéto šťastie však nie je vždy tak.

Čo ak sú príjemcovia traja alebo dokonca siedmi a nemajú rovnaké meno? Môžete ich uviesť podľa mena: "Dobré popoludnie, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovich." Ale je to dlhé a chce to čas. Môžete napísať: "Dobrý deň, kolegovia!"

Pre seba používam pravidlo oslovovania menom osoby v poli „Komu“. A tých v kópii vôbec nekontaktujte. Toto pravidlo tiež umožňuje presnejšie určiť (jedného!) adresáta listu a účel tohto listu.

Citácia . Korešpondencia je často reťazec listov s otázkami a odpoveďami - jedným slovom dialóg. Považuje sa za osvedčený postup nevymazávať históriu korešpondencie a napísať svoju odpoveď na začiatok citovaného textu, aby ste si po týždni, keď sa k tejto korešpondencii vrátite, mohli ľahko prečítať dialóg zhora nadol, zostupne podľa dátumu.

Z nejakého dôvodu je predvolené nastavenie v Mozille „Umiestniť kurzor za citovaný text“. Odporúčam zmeniť v menu “Nástroje” → “Možnosti účtu” → “Skladanie a adresovanie”. Musí to tak byť.

Účel listu . Existujú dva typy obchodných listov:

• keď jednoducho informujeme partnera (napríklad správu o vykonanej práci za mesiac);
• a keď niečo chceme od spolubesedníka. Napríklad tak, že priloženú faktúru odsúhlasí na úhradu.

Povzbudzujúcich listov je spravidla mnohonásobne viac ako oznamovacích listov. Ak chceme od partnera niečo dosiahnuť, je veľmi dôležité povedať to listom v obyčajnom texte. Výzva na akciu by mala byť doplnená názvom a mala by byť poslednou vetou v liste.

Nesprávne : "Porfiry Petrovič, viem, kto rozsekal starú ženu na smrť."

Správny : "Porfiry Petrovič, bol som to ja, kto rozsekal starú ženu na smrť, urobte opatrenia, aby ste ma zatkli, som unavený z utrpenia!"

Prečo by mal korešpondent premýšľať za vás, čo robiť s týmto listom? Koniec koncov, môže urobiť nesprávne rozhodnutie.

Podpis v texte . Musí byť. Okrem toho vám všetci e-mailoví klienti umožňujú nakonfigurovať automatickú náhradu podpisov, napríklad klasické „S pozdravom…“. V Mozille sa to robí v ponuke „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Či do podpisu písať kontakty alebo nie je osobná vec každého. Ak ste ale nejakým spôsobom spojený s predajom, určite napíšte. Aj keď sa obchod neuskutoční v dôsledku komunikácie, v budúcnosti vás možno ľahko nájsť pomocou kontaktov z podpisu.

Nakoniec ešte jedna funkcia tela listu pre tých účastníkov rozhovoru, ktorí neradi (nemôžu, nechcú, nemajú čas) odpovedať na vaše listy. V tele listu uveďte predvolenú hodnotu. Napríklad: "Porfiry Petrovič, ak ma neprídeš zatknúť do piatku o 12:00, potom sa považujem za amnestovaného." Termín samozrejme musí byť skutočný (text z príkladu by ste nemali posielať v piatok o 11:50). Príjemca musí byť fyzicky schopný prečítať váš list a konať podľa neho. Takéto „ticho“ vás zbavuje zodpovednosti za nereagovanie partnera. Ako vždy, musíte k používaniu tejto funkcie pristupovať s rozumom. Ak človek odpovedá na vaše listy včas a pravidelne, takéto ultimátum ho môže, ak nie uraziť, tak trochu vystresovať alebo viesť k rozhodnutiu neodpovedať na list hneď, ale prinútiť vás počkať do piatku.

Prílohy

Listy často prichádzajú s prílohami: životopisy, obchodné návrhy, odhady, plány, skeny dokumentov - veľmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj populárnych chýb.

Chyba : obrovská investícia. Často dostávam e-maily s prílohami do veľkosti 20 MB. Spravidla ide o skeny niektorých dokumentov vo formáte TIFF, s rozlíšením 600dpi. E-mailový program korešpondenta takmer určite na niekoľko minút zamrzne v márnom pokuse o načítanie ukážky prílohy. A nedajbože, aby sa príjemca pokúsil prečítať tento list na smartfóne...

Osobne takéto písmená hneď mažem. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši skôr, ako si ho prečítate? Skontrolujte si výšku investície. Odporúča sa, aby to nebolo viac ako 3 MB.

Čo robiť, ak prekročí?

• Skúste prekonfigurovať skener na iný formát a rozlíšenie. Napríklad PDF a 300 dpi vytvárajú celkom čitateľné skeny.
• Zamyslite sa nad programami ako WinRar alebo archivátor 7zip. Niektoré súbory sa dokonale komprimujú.
• Čo robiť, ak je príloha obrovská a nemôžete ju stlačiť? Napríklad takmer prázdna účtovná databáza váži 900 MB. Na pomoc príde cloudové úložisko informácií: Dropbox, Disk Google a podobne. Niektoré služby, ako napríklad Mail.ru, automaticky konvertujú veľké prílohy na odkazy na cloudové úložisko. Svoje informácie uložené v cloude však radšej spravujem sám, takže automatizáciu od Mail.ru nevítam.

A ešte jedno nie úplne samozrejmé odporúčanie o investíciách – ich názov . Musí byť zrozumiteľné a prijateľné pre príjemcu. Raz sme vo firme pripravovali komerčný návrh v mene... nech je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Od manažéra som dostal list s návrhom CP na schválenie a príloha obsahovala súbor s názvom „ForFedi.docx“. Manažér, ktorý mi to poslal, mal dialóg, ktorý vyzeral asi takto:

Vážený manažér, ste osobne pripravený osloviť tohto váženého muža a nazvať ho Fedya?

Nejako nie, je to rešpektovaný muž, každý ho volá krstným menom a priezviskom.

Prečo ste prílohu nazvali „For Fedi“? Ak mu to hneď pošlem, myslíte, že si u nás kúpi sekery pomocou tohto CP?

Neskôr som to chcel premenovať...

Prečo pripravovať časovanú bombu – odmietnutie potenciálneho klienta – alebo si vytvárať prácu navyše premenovaním súboru? Prečo hneď nepomenovať prílohu správne: „Pre Fjodora Michajloviča.docx“ alebo ešte lepšie – „KP_Sky_Axes.docx“.

Takže máme viac-menej vytriedené e-maily ako „tvár“. Prejdime k pohľadu na email ako nástroj efektívnej práce a povedzme si o jeho rozptyľovacej zložke.

Práca s písmenami

E-mail je silné rozptýlenie. Ako každé rozptýlenie, aj e-mail je potrebné riešiť sprísnením pravidiel a zavedením pracovných harmonogramov.

Minimálne musíte vypnúť VŠETKY upozornenia na doručenie pošty. Ak je e-mailový klient predvolene nakonfigurovaný, budete upozornení zvukovým signálom, ikona vedľa hodín bude blikať a zobrazí sa náhľad písmena. Jedným slovom, urobia všetko preto, aby vás najskôr odtrhli od namáhavej práce a potom vás ponorili do priepasti neprečítaných listov a neprezretých korešpondencií – mínus hodina alebo dve z vášho života.

Niektorí ľudia majú silnú vôľu, ktorá im umožňuje nenechať sa rozptyľovať upozorneniami, no bežným ľuďom je lepšie nepokúšať osud a vypnúť ich. V Mozilla Thunderbird sa to robí cez ponuku „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Všeobecné“ → „Keď sa objavia nové správy“.

Ak neexistujú žiadne upozornenia, ako môžete pochopiť, že prišiel list?

Veľmi jednoduché. Vy sami si vedome vyhraďte čas na triedenie pošty, otvorenie e-mailového klienta a zobrazenie všetkých neprečítaných správ. Dá sa to robiť dvakrát denne, napríklad na obed a večer, alebo počas nútených odstávok, napríklad v dopravných zápchach.

Ľudia sa často pýtajú, ako je to s dobou odozvy a urgentnými listami? Odpovedám: nemáte v pošte súrne listy. Pokiaľ nepracujete na oddelení zákazníckej podpory (toto oddelenie má svoje pravidlá pre prácu s poštou).

Ak existujú naliehavé listy, odosielateľ vás o tom informuje prostredníctvom iných kanálov - telefón, SMS, Skype. Potom vedome prejdete do svojho e-mailového klienta a spracujete urgentnú poštu. Všetci guru time managementu (napríklad Gleb Arkhangelsky so svojím „Time Drive“) deklarujú štandardnú odpoveď na e-mail do 24 hodín. Toto je normálne pravidlo slušného správania – nečakajte od svojho partnera okamžité odpovede prostredníctvom e-mailu. Ak existuje naliehavý list, upozornite na to rýchlejšími komunikačnými kanálmi.

Takže sme vypli upozornenia a teraz zapíname e-mailového klienta podľa nášho plánu.

Čo robiť, keď prejdeme na poštu a zapojíme sa do činnosti nazývanej „triedenie e-mailov“? Kde je začiatok a koniec tejto práce?

Počul som veľa o systéme nulovej schránky, ale bohužiaľ som sa nestretol s jediným človekom, ktorý by ho používal. Musel som znovu vynájsť svoje koleso. Na Lifehacker sú články na túto tému. Napríklad, " ". Nižšie vo svojom výklade budem hovoriť o systéme nulovej schránky. Bol by som vďačný, keby sa GTD guru vyjadrili a pridali alebo vylepšili popísaný systém.

Je dôležité pochopiť a akceptovať, že e-mail nie je plánovač úloh ani archív pre vaše aktivity. Preto by mal byť priečinok Doručená pošta vždy prázdny. Keď začnete triediť doručenú poštu, nezastavujte sa a nenechajte sa ničím rozptyľovať, kým tento priečinok nevyprázdnite.

Čo robiť s e-mailami v doručenej pošte? Musíte postupne prejsť každé písmeno a odstrániť ho. Áno, stačí zvýrazniť a stlačiť kláves Delete na klávesnici. Ak sa nemôžete prinútiť vymazať list, budete sa musieť rozhodnúť, čo s ním urobíte.

1. Dokážete odpovedať za tri minúty? Musím na to odpovedať? Áno, je to potrebné a odpoveď nezaberie viac ako tri minúty, potom odpovedzte okamžite.
2. Musíte odpovedať, ale príprava odpovede zaberie viac ako tri minúty. Ak používate plánovač úloh, ktorý vám umožňuje previesť e-mail na úlohu, premeňte e-mail na úlohu a na chvíľu naň zabudnite. Ja napríklad využívam úplne úžasnú službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovať si osobnú e-mailovú adresu: list na ňu prepošlete a zmení sa na úlohu. Ak však nemáte plánovač úloh, presuňte písmeno do podpriečinku „0_Run“.
3. Po rýchlej odpovedi na list, jeho premene na úlohu alebo jednoduchom prečítaní sa musíte rozhodnúť, čo ďalej s touto správou: vymazať ju alebo poslať do jedného z priečinkov na dlhodobé uloženie.

Tu sú priečinky na dlhodobé ukladanie, ktoré mám.

• 0_Execute. Nemám taký priečinok, ale ak nemáte plánovač, opakujem, môžete sem umiestniť listy, ktoré vyžadujú podrobnú prácu. Tento priečinok je tiež potrebné pravidelne čistiť, ale s premysleným prístupom v čase, ktorý je na to špeciálne určený.
• 1_Ref. Tu dávam listy s informáciami o pozadí: uvítacie listy s prihláseniami z rôznych webových služieb, letenky na nadchádzajúce lety atď.
• 2_Projekty. Je tu uložený archív korešpondencie o partneroch a projektoch, s ktorými existujú aktuálne vzťahy. Pre každý projekt alebo partnera bol samozrejme vytvorený samostatný priečinok. Do priečinka partnera vkladám listy nielen od jeho zamestnancov, ale aj listy zamestnancov Neb týkajúce sa tohto partnera. Veľmi pohodlné: v prípade potreby je všetka korešpondencia o projekte po ruke niekoľkými kliknutiami.
• 3_Múzeum. Sem som dal tie písmená, ktoré by bolo škoda vymazať a ich prínos nie je zrejmý. Sem migrujú aj priečinky s uzavretými projektmi z „2_Projects“. Stručne povedané, „múzeum“ ukladá prvých kandidátov na odstránenie.
• 4_Dokumenty. Tu sú listy s elektronickými vzormi dokumentov, ktoré môžu byť v budúcnosti užitočné na účtovanie, napríklad správy o odsúhlasení od klientov, vstupenky na uskutočnené výlety. Priečinok má veľa podobností s priečinkami „2_Projects“ a „1_Reference“, sú v ňom uložené iba účtovné informácie a informácie o správe sú uložené v priečinku „2_Projects“. V „4_Documents“ sú mŕtve informácie a v „2_Projects“ sú živé informácie.
• 5_Znalosti. Sem dávam len naozaj užitočné newslettery, ku ktorým sa chcem po čase vrátiť pre inšpiráciu alebo hľadanie riešení.

Existujú ďalšie nastavenia e-mailového klienta, ktoré sú dôležité pre fungovanie tohto systému. Po prvé, v predvolenom nastavení je v Thunderbirde začiarkavacie políčko „Označiť správy ako prečítané“. Radšej to robím vedome, takže dole s vlajkou! Ak to chcete urobiť, prejdite do ponuky „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Rozšírené“ → „Čítanie a zobrazenie“.

Po druhé, používame filtre . Predtým som aktívne používal filtre, ktoré automaticky preposielali listy do príslušných priečinkov na základe adresy odosielateľa. Napríklad listy od právnika boli presunuté do priečinka „Právnik“. Tento prístup som opustil z niekoľkých dôvodov. Po prvé: listy od právnika sa v 99% prípadov týkajú nejakého projektu alebo partnera, čo znamená, že musia byť presunuté do priečinka tohto partnera alebo projektu. Po druhé: Rozhodol som sa pridať povedomie. Sami sa musíte rozhodnúť, kde sa má konkrétny list uložiť, a je pohodlnejšie hľadať nespracované správy iba na jednom mieste - v doručenej pošte. Teraz používam filtre len na organizovanie automatických bežných listov z rôznych systémov do priečinkov, teda listov, ktoré odo mňa nevyžadujú rozhodovanie. Filtre v Mozilla Thunderbird sa konfigurujú v ponuke „Nástroje“ → „Filtre správ“.

Takže pri správnom prístupe by e-mail mal trvať 10 až 60 minút denne, v závislosti od objemu korešpondencie.

Áno a ešte jedna vec. Máte už vypnuté upozornenia na príchod nových listov? ;)

Väčšina e-mailových klientov, vrátane Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, umožňujú zadať viacerých príjemcov Kópia(v angličtine je akceptovaná skratka SS), alebo Bcc (CCB). IN Kópie príjemcovia môžu vidieť adresy iných ľudí. V druhom prípade je identita ďalších príjemcov skrytá.

Pridanie adresy príjemcu

Ak chcete určiť príjemcu (príjemcov) e-mailu, zadajte ich e-mailovú adresu do poľa Komu (To):

Niektorí e-mailoví klienti vám umožňujú jednoducho zadať svoje používateľské meno do poľa, ktoré potom program automaticky vyplní.

Ak toto pole použijete na odoslanie e-mailu viacerým ľuďom, každý z nich bude môcť vidieť úplný zoznam ostatných príjemcov.

Ako vytvoriť kópiu e-mailu

Lúka CC alebo Kopírovať používa na výmenu elektronických správ nepriamejším spôsobom ako v teréne Komu. Ak neoslovujete priamo osobu vo svojom e-maile, ale chceli by ste, aby táto osoba sledovala konverzáciu v e-mailovom vlákne alebo jednoducho vedela o téme, pole Kopírovať bola by to skvelá možnosť. Adresát, ktorý je v Kópie listov, dostane do schránky neprečítaný list, rovnako ako ten, ktorý bol do schránky vložený Komu; rozdiel je len v tom, komu list adresujete ako prvému v tele vášho emailu. V profesionálnom svete, mailing to Kópie sa používa veľmi široko a slúži na informovanie kolegov o rôznych udalostiach a témach.

Príjemcov e-mailu môžete uviesť jednoduchým zadaním zoznamu adries do poľa Kopírovať, ktorý sa zvyčajne nachádza bezprostredne pod poľom Komu. Všetci v tomto reťazci príjemcov budú môcť vidieť mená a e-mailové adresy všetkých ostatných príjemcov:

Ako vytvoriť BCC e-mailu

Každý e-mailový klient (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo atď.) umožňuje odosielateľovi e-mailu osloviť veľké množstvo ľudí bez toho, aby sprístupnil svoje informácie iným používateľom v e-mailovom reťazci. Táto funkcia sa nazýva BCC alebo Skrytá kópia. Príjemcov môžete skryť zadaním ich adries do poľa Skrytá kópia namiesto použitia polí Komu A Kopírovať:

Túto funkciu môžete použiť pre individuálne aj skupinové e-maily. To je užitočné najmä vtedy, ak chcete, aby vaše kontakty zostali v súkromí, ochránili ich pred spamom a nechcenými e-mailami, alebo ak jednoducho nechcete, aby vaši príjemcovia vedeli, kto dostal rovnakú správu.

Lúka Skrytá kópia nie je vždy k dispozícii v predvolenom nastavení pre všetkých e-mailových klientov. Napríklad v Outlook Budete musieť ísť do možnosti prístup k nastaveniam; V Thunderbird budete musieť vybrať túto funkciu z rozbaľovacej ponuky; V Gmail treba stlačiť tlačidlo Kopírovať A Skrytá kópia; V Windows Live Mail Klávesy budete musieť stlačiť súčasne Alt + B.

Obrázok: © Web Hosting - Unsplash.com