«MyOffice» – skyarbeid med dokumenter har blitt enda enklere. OneDrive: Konfigurer filtilgang og samarbeid om Office-dokumenter Arbeid samtidig med filer i skyen

Mail har et bredt spekter av funksjoner. Her kan du legge til e-post ikke bare fra MyOffice, men også andre - fra Outlook og Exchange til Gmail og Yandex. Post." Hvis du kjenner serveren for innkommende og utgående e-post til bedriftskontoen din, legg til det også.

E-postgrensesnittet er veldig fint. Tjenesten er igjen bygget på prinsippet om "ingenting ekstra": bare innboksen din med de riktige delene og muligheten til å skrive et brev til hvem som helst. Alle bokstaver er praktisk sortert, noe som lar deg umiddelbart se meldinger fra samme avsender.

Vinduet for å skrive et nytt brev har alt du trenger: tekstredigeringsverktøy, muligheten til å legge ved en fil, lage en liste og mye mer.

Med "Dokumenter"-delen er alt enda mer interessant. Foreløpig kan du bare lage testdokumenter og regneark i skyen, men presentasjoner vil bli lagt til snart.

Det jeg liker spesielt godt med MyOffice-produktet er det klare grensesnittet. Det er det samme med dokumenter og regneark - selv om du aldri har jobbet i skyredigerere, vil du få taket på det på fem minutter. Kontrollverktøyene er praktisk plassert, det er ingen hundrevis av knapper som ikke forstår hva de gjør (nykommere til Word vil forstå).

Nå kan opptil tre brukere redigere tekst samtidig. Du vil se i sanntid hvem som redigerer hva. Utvikleren planlegger å øke antallet medredigerende medforfattere til 50, og så mange som en million vil kunne se dokumentet.

For å oppsummere nettversjonen kan vi si at gutta, selvfølgelig, fortsatt har mye arbeid å gjøre, og de bør ikke kreve alle funksjonene på en gang - tross alt er prosjektet fortsatt under ferdigstillelse. Men det faktum at russiske utviklere har laget et virkelig kult og høykvalitetsprodukt med et enormt potensial kan ikke annet enn å glede seg. Det viktigste er at "MyOffice" vil være forståelig ikke bare for forretningsmenn og unge mennesker, men også for den eldre generasjonen. Det universelle grensesnittet spiller en utrolig rolle her.

Når det gjelder iOS-versjonen, er bare Mail-applikasjonen tilgjengelig for iPhone, hvor du også kan legge til en konto for hvilken som helst e-post. Programmet er utstyrt med praktiske kontroller og et attraktivt design uten å ofre funksjonalitet. Andre MyOffice-applikasjoner vil forresten dukke opp på mobile enheter til høsten.

Det er veldig trivelig å jobbe med slik post. Det er ingen funksjoner som å se på e-post med vedlegg ennå, men dette er en konsekvens av det faktum at utviklere ikke overbelaster applikasjoner, og etterlater bare grunnleggende funksjoner. Samtidig lytter de til brukernes meninger og legger til nye funksjoner.

Hovedseksjoner er tilgjengelige for hver postboks - for eksempel "Innboks", "Utboks", "Utkast" og så videre, som lar deg enkelt navigere i en stor e-postflyt. Velg flere avsendere (kopier dem om nødvendig), legg ved en fil – og du er ferdig! Alt er veldig enkelt og praktisk.

Og her er for eksempel hvordan Documents-applikasjonen ser ut på en iPad. Alle filer lagres kun i skyen og synkroniseres mellom enheter når de er koblet til Internett (men dette vil overraske få mennesker nå). Redigering er veldig praktisk - startet på en datamaskin og ferdig på et nettbrett! Dessuten, på et nettbrett med hvilken som helst plattform: kryssplattform er en viktig funksjon i MyOffice.

I menyen til venstre kan du se dokumenter som har blitt delt med deg, se merkede filer eller se papirkurven. Alle nødvendige redigeringsverktøy er tilgjengelige for både tekstdokumenter og tabeller - innstilling av font, tekst, stil og så videre. Du kan til og med glemme skrivebordsversjonen og trygt utføre de fleste operasjoner på nettbrettet.

doc2" src="https://hi-news.ru/wp-content/uploads/2015/07/doc2.jpg" alt="doc2" width="703" height="620" class="aligncenter size-full wp-image-207455">!}

Grensesnittet til Android-applikasjoner er veldig likt grensesnittet til programmet for iOS, og når det gjelder settet med funksjoner, er de nesten identiske. Applikasjonene er av meget høy kvalitet, og denne kryssplattformen er veldig praktisk når du redigerer dokumenter på forskjellige enheter av flere brukere samtidig.

Fordelene med MyOffice inkluderer et brukervennlig grensesnitt, attraktivt programdesign og funksjonalitet på tvers av plattformer – dette gjelder både webversjonen og mobilapplikasjoner. Ulempene kan være antallet tilgjengelige funksjoner for øyeblikket, men listen over muligheter vil utvide seg betraktelig innen utgangen av året, så dette kan neppe kalles en ulempe.

La oss oppsummere. Dette er veldig kult: et russisk produkt, og også så praktisk, med et fint grensesnitt. Riktignok er ikke all funksjonalitet tilgjengelig ennå, men utviklerne planlegger å øke den raskt når tjenesten lanseres for private brukere på slutten av dette året. Denne versjonen er foreløpig - vi vil definitivt teste MyOffice igjen etter høstutgivelsen og fortelle om inntrykkene våre.

For å utveksle filer mellom datamaskiner og mobile gadgets, er det ikke lenger nødvendig med kabler og flash-stasjoner. Hvis enheter har Internett-tilgang, kan filer "fly" mellom dem "på skyen." Mer presist kan de "bosette seg" i skylagring, som er en samling servere spredt over hele verden (forent til en virtuell skyserver), hvor brukere plasserer dataene sine mot en avgift eller gratis. I skyen lagres filer på samme måte som på en datamaskins harddisk, men er ikke tilgjengelige fra én, men fra forskjellige enheter som kan koble seg til den.

Hver andre eller tredje Internett-bruker har allerede tatt i bruk skydatalagringsteknologi og bruker den med glede, men noen tyr fortsatt til flash-stasjoner. Tross alt vet ikke alle om denne muligheten, og noen kan rett og slett ikke bestemme hvilken tjeneste de skal velge og hvordan de skal bruke den. Vel, la oss finne ut av det sammen.

Hva er skylagring fra en brukers synspunkt og hvordan fungerer de?

Hvis du ser gjennom øynene til en uerfaren bruker, er skylagring en vanlig applikasjon. Alt den gjør er å lage en mappe på datamaskinen under sitt eget navn. Men ikke enkelt. Alt du legger inn i den blir samtidig kopiert til den samme nettskyserveren og blir tilgjengelig fra andre enheter. Størrelsen på denne mappen er begrenset og kan vokse innenfor grensene for diskplassen som er tildelt deg (i gjennomsnitt fra 2 GB).

Hvis skylagringsapplikasjonen kjører og datamaskinen (mobil gadget) er koblet til det globale nettverket, synkroniseres dataene på harddisken og i skyen i sanntid. Når du jobber offline, så vel som når applikasjonen ikke kjører, lagres alle endringer kun i den lokale mappen. Når maskinen er koblet til Internett, blir tilgang til lagringen mulig, inkludert gjennom en nettleser.

Filer og mapper lastet opp til skyen er fullverdige webobjekter, det samme som alt innhold på Internett-sider og FTP-lagringer. Du kan lenke til dem og dele lenker med andre mennesker, også de som ikke bruker denne tjenesten. Men bare de du har autorisert det til, vil kunne laste ned eller se et objekt fra lagringen din. I skyen er dataene dine skjult for nysgjerrige øyne og er sikkert passordbeskyttet.

Flertallet av skytjenester har tilleggsfunksjonalitet – en filviser, innebygde dokumentredigerere, verktøy for å lage skjermbilder osv. Dette, pluss mengden plass som tilbys, skaper hovedforskjellene mellom dem.

er en skydatalagringstjeneste som ikke trenger noen introduksjon til Windows-brukere. Selvfølgelig, i de siste utgivelsene av dette operativsystemet (på topp ti), klatrer det faktisk på toppen av alt på skjermen, siden det er konfigurert til å kjøre automatisk som standard.

For Windows-brukere er fordelen med Microsoft OneDrive-tjenesten fremfor sine analoger kanskje bare én – den trenger ikke å installeres. Du trenger heller ikke opprette en egen konto for det – for å logge på skyen trenger du bare å skrive inn Microsoft-kontoinformasjonen din.

Eieren av én Microsoft OneDrive-konto gir 5 GB ledig diskplass for å lagre all informasjon. For å få ekstra volum må du betale ekstra. Maksimum er 5 TB og koster 3 399 rubler per år, men denne pakken inkluderer ikke bare diskplass, men også Office 365-applikasjonen (hjemmeutgaven). Mer rimelige tariffplaner er 1 TB (2699 rubler per år - lagring og Office 365 personlig) og 50 GB (140 rubler per måned - kun lagring).

Ytterligere funksjoner for alle tariffer:

• Støtte for andre operativsystemer - Mac OS X, iOS og Android.
• Se og rediger dokumenter ved hjelp av innebygde Office-applikasjoner.
• Fjerntilgang til hele innholdet på datamaskinen (ikke bare OneDrive-mappen) der tjenesten er installert og Microsoft-kontoen din brukes.
• Oppretting av fotoalbum.
• Innebygd messenger (Skype).
• Oppretting og lagring av tekstnotater.
• Søk.

Kun betalte versjoner:

• Opprette lenker med begrenset gyldighetsperiode.
• Frakoblede mapper.
• Flersidig skanning og lagring av dokumenter til en PDF-fil.

Generelt er ikke tjenesten dårlig, men noen ganger er det problemer med å logge på kontoen din. Hvis du skal jobbe med nettversjonen av lagringen (via en nettleser) og logge på den under en annen IP-adresse enn du brukte før, kjører Microsoft noen ganger en sjekk på at kontoen tilhører deg, noe som tar mye tid .

Det har også vært klager på at brukerinnhold ble fjernet fra OneDrive da Microsoft mistenkte at det var ulisensiert.

er en av de eldste skylagringstjenestene på tvers av plattformer. I motsetning til den forrige, støtter den alle større operativsystemer, samt noen mindre brukte, som Symbian og MeeGo. Tjenesten er veldig enkel å bruke, fungerer raskt og stabilt.

En DropBox-bruker får kun 2 GB gratis diskplass for å lagre personlige filer, men dette volumet kan dobles ved å opprette og knytte en annen konto til kontoen din – en jobbkonto (som faktisk kan være personlig). Sammen får du 4 GB.

Bytte mellom personlig og arbeidsdiskplass på DropBox-nettstedet og i applikasjonen utføres uten å logge ut av kontoen din (du trenger ikke oppgi brukernavn og passord hver gang). Det opprettes en egen mappe på datamaskinen for begge kontoene - 2 GB hver.

DropBox har som forventet også flere prisplaner. Omtrent gratis ble det sagt ovenfor, betalte er "Pluss" (1 TB, $8,25 per måned, beregnet for personlig bruk), "Standard" (2 TB, $12,50 per måned, for bedrifter), "Avansert" (ubegrenset volum, $20) per måned for 1 bruker) og "Enterprise" (ubegrenset volum, individuelt fastsatt pris). Forskjellene mellom de to siste er i settet med tilleggsalternativer.

I tillegg til lagring, har gratisbrukere tilgang til:

• Dokumentsamarbeidstjeneste DropBox Paper.
• Evne til å dele lenker og lage offentlige mapper.
• Logg over filendringer med muligheten til å gjenopprette dem til forrige versjon (opptil 30 dager).
• Kommentere filer – både dine egne og andre brukere, hvis filen er tilgjengelig for visning.
• Søkefunksjon.
• Motta varsler om hendelser (tilpasses individuelt).
• Automatisk opplasting av bilder fra kameraet (forresten, DropBox ga brukerne ekstra plass for å aktivere dette alternativet for en tid siden).
• Velg full eller selektiv synkronisering.
• Kryptering av data under lagring og overføring.

Mulighetene for betalte tariffer kan være oppført i veldig lang tid, så vi vil bare merke oss de viktigste:

• Fjernødelegg data fra DropBox på en tapt eller stjålet enhet.
• Begrens koblingens gyldighetsperiode.
• To-faktor kontoautentisering.
• Innstilling av tilgangsnivåer til forskjellige data.
• Forbedret HIPAA/HITECH-klasseinformasjonsbeskyttelse (sikker lagring av medisinske journaler).
• 24/7 teknisk støtte.

DropBox, om ikke den beste, er en veldig verdig tjeneste. Til tross for den lille mengden ledig plass etter dagens standarder, brukes den av millioner av mennesker over hele verden.

Mega (Megasync)

Som det fremgår av beskrivelsen, er Amazon Web Services kun rettet mot bedriftssektoren og er ikke beregnet på å lagre album med fotografier av katter, selv om det er mulig at noen bruker det til dette også. Tross alt, skyfillagring - Amazon Glacier, som Yandex-disk, gir brukere 10 gratis GB. Kostnaden for ekstra volum er $0,004 per 1 GB per måned.

Å sammenligne Amazon Glacier med nettressursene beskrevet ovenfor er kanskje feil, siden de har litt forskjellige formål. Funksjonaliteten og egenskapene til denne tjenesten bestemmes av forretningsmål, inkludert:

• Uavbrutt drift, økt pålitelighet.
• Overholdelse av forbedrede databeskyttelsesstandarder.
• Flerspråklig grensesnitt.
• Ubegrenset volum (utvidelse mot en ekstra avgift).
• Brukervennlighet og fleksible innstillinger.
• Integrasjon med andre Amazon Web Services.

De som er interessert i Amazons muligheter kan lese den fullstendige dokumentasjonen for AWS-produkter, som ligger på den offisielle nettsiden.

Mail.ru

Den rangerer på andre eller tredjeplass i popularitetsvurderingen av filnettlagring blant russisktalende publikum. Når det gjelder spekteret av funksjoner, er det sammenlignbart med Google Drive og Yandex Drive: i likhet med dem inneholder det nettapplikasjoner for å lage og redigere dokumenter (tekster, tabeller, presentasjoner) og et skjermbilde (et verktøy for å ta skjermbilder). Den er også integrert med andre Mail.ru-prosjekter - post, sosiale nettverk "My World" og "Odnoklassniki", "Mail. Dating", etc., har en praktisk filviser med en flash-spiller og er også veldig rimelig (for de som det tildelte volumet ikke er nok for).

Størrelsen på den ledige diskplassen til Mail-skyen er 8 GB (tidligere har dette tallet endret seg flere ganger). Premiumtariffen for 64 GB koster 690 rubler per år. For 128 GB må du betale 1 490 rubler per år, for 256 GB - 2 290 rubler per år. Maksimalt volum er 512 GB, som vil koste 3 790 rubler per år.

Andre funksjoner i tjenesten er ikke mye forskjellig fra lignende. Dette:

• Delte mapper.
• Synkronisering.
• Innebygd søk.
• Evne til å dele lenker.

Mail.ru-klientapplikasjonen fungerer på Windows, OS X, iOS og Android.

Cloud storage er en proprietær webtjeneste for eiere av smarttelefoner og nettbrett fra samme produsent. Designet for å lagre sikkerhetskopier av data fra mobile enheter - multimedieinnhold, OS-filer og andre ting etter brukerens skjønn.

Samsung Cloud-klientapplikasjonen er forhåndsinstallert på telefoner og nettbrett utgitt etter andre halvdel av 2016 (mer presist, etter utgivelsen av Samsung Galaxy Note 7). Å registrere en konto på tjenesten er kun mulig gjennom den, tilsynelatende for å luke ut utenforstående.

Den ledige lagringskapasiteten er 15 GB. Ytterligere 50 GB koster $0,99 per måned, og 200GB koster $2,99.

iCloud (Apple)

- en favoritt blant brukere av skydatalagring av Apple-produkter. Selvfølgelig er det gratis (men ikke veldig romslig) og integrert med andre Apple-tjenester. Tjenesten er laget for å lagre sikkerhetskopier av data fra iPhone, iPad og iPod, samt brukermediefiler, e-post og dokumenter (sistnevnte synkroniseres automatisk med innholdet på iCloud Drive).

Gratis iCloud-lagringskapasitet er 5 GB. Ekstra lagringsplass koster $0,99 for 50GB, $2,99 for 200GB og $9,99 for 2TB.

iCloud-klientappen støtter operativsystemene Mac OS X, iOS og Windows. Det er ingen offisiell applikasjon for Android, men eiere av enheter basert på dette operativsystemet kan se e-post fra Apple-skyen på enheten deres.

Toppparaden av skylagringer fullføres av en kinesisk tjeneste. Som du kan se av skjermbildet er det tydeligvis ikke tilpasset deg og meg. Hvorfor er det nødvendig da, hvis det er innenlandske, europeiske og amerikanske analoger som er mer kjent for russisktalende mennesker? Faktum er at Baidu gir brukerne en hel terabyte ledig diskplass. Av denne grunn er det verdt å overvinne oversettelsesvansker og andre hindringer.

Registrering på Baidu Cloud er betydelig mer arbeidskrevende enn konkurrentene. Det krever bekreftelse med en kode sendt via SMS, men SMS fra den kinesiske serveren kommer ikke til russiske, hviterussiske og ukrainske numre. Våre medborgere må klare seg ved å leie et virtuelt telefonnummer, men det er ikke alt. Den andre vanskeligheten er at en konto ikke kan registreres med enkelte e-postadresser. Spesielt på tjenestene gmail (Google er blokkert i Kina), fastmail og Yandex. Og den tredje vanskeligheten er behovet for å installere Baidu Cloud-mobilapplikasjonen på telefonen eller nettbrettet, siden det er dette 1 TB gis for (når du registrerer deg på en datamaskin, mottar du bare 5 GB). Og den er, som du forstår, helt på kinesisk.

Er du ikke redd? Våg - og du vil bli belønnet. Informasjon om hvordan du oppretter en konto på Baidu selv er tilgjengelig på Internett.

Hvordan angir du versjonen av et dokument? Har du filer som inneholder alle varianter av ordet "finale" i tittelen? Vel, for eksempel, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Det ser litt absurd ut, men hvis du følger dokumentene i systemet ditt, vil du finne ganske mange "tailed" navn. Spesielt hvis filen er redigert av flere forfattere. For eksempel kan teksten i en kontrakt redigeres nesten i det uendelige, bare du gir den fritt spillerom. Og som et resultat akkumulerer du et dusin versjoner, hver merket med en voksende hale av notater - her er datoene for redigeringer, og initialene til deltakerne, og de sakramentale "endelige" og "siste".

Det er klart at dette må håndteres på en eller annen måte. Og bring arbeid med dokumenter inn i et system som vil være forståelig for alle. De grunnleggende kravene for bestillingen er enkle:

1. Symbolene skal være tydelige for alle deltakere.
2. Alle (viktige) versjoner av dokumenter skal lagres.
3. Dokumenter skal tilhøre prosjekter, og ikke ligge i en felles bunke.
4. Innsyn i dokumenter skal kontrolleres.
5. Det er ikke nødvendig, men det er praktisk å ha verktøy for å samarbeide om et dokument.

Vi vil ikke diskutere offline metoder for dokumenthåndtering. Du kan selvfølgelig skrive regler for navngivning av dokumenter og sende Word- og Excel-filer per post. Dette vil føre til vekst av arbeidsmapper for hver deltaker i prosessen, og over tid - til stadige avstemminger av hvem som for øyeblikket redigerer hvilket dokument.

Så la oss stige opp i skyene – det er der de mest interessante tingene skjer nå.

1. Google Disk

Big Brother gir oss et nesten perfekt dokumenthåndteringsverktøy.

1. Google Docs er ikke bare en online dokumentredigerer, gamle versjoner er lagret her, du kan kommentere og redigere dokumenter "med tre hender".
2. Google Sheets er både tabeller for beregninger og god funksjonalitet for regnskap.
3. Google Drive i seg selv er et verktøy for dokkingadministrasjon; du kan organisere en enkelt struktur for lagring av dokumenter og tydelig tildele tilgang til hver mappe.

Fordeler med Google Disk

1. De er åpenbare. Dette er skyen, med alle dens fordeler.

Minuser

1. Regnskapssystemet – nesting av mapper, tilgang til filer og kontrollpanel – må lages av oss selv.
2. Ikke alle er fornøyd med å bruke en så åpen plattform - tross alt er dette Google, det indekserer alt som beveger seg, og vi betalte det ikke for personvernet.

Vær oppmerksom på: nesten alle system med respekt for seg selv har integrasjon med Google Docs - du vil se dette senere i anmeldelsen. Og dette er rimelig - det er mer økonomisk å bruke arbeidsfunksjonalitet enn å kaste bort krefter på å lage din egen analog.

Vi vil imidlertid advare deg om at det er bedre å lagre konfidensiell og kommersiell informasjon, passord og annen sensitiv informasjon på et sted hvor tilgangen er strengere regulert.

2. Trello

Virtuelt brett med en liste over oppgaver og prosjekter. Du kan navngi tavlene som du vil – og tydelig se prosessen med å fullføre oppgaver. Du kan legge ved dokumenter til hver oppgave: fra datamaskinen din, Google Disk, Dropbox osv. En interessant ting er at i Trello Business Class kan du legge ved ikke bare dokumenter, men også GitHub pull-forespørsler, Slack-samtaler og kundeemner fra Salesforce. For samarbeid kan du bruke kombinasjonen Trello + Google Docs: legg ved Google Docs-filer, som kan åpnes på disk og redigeres der - legg igjen kommentarer, etc.

Fordeler med løsningen:

1. Trello er et veldig enkelt system å lære. På en time kan folk som aldri har brukt slike løsninger finne ut av det.
2. Oppgaver og prosessen med implementeringen av dem er tydelig synlige, som på en korktavle. Designet er komfortabelt og moderne, ingenting overflødig.

Minuser:

1. Det finnes ikke noe dokumentsamarbeidsverktøy. De. enten bruker du Google Dokumenter eller så laster alle ned sin egen versjon. Ja, alle dokumenter vil uansett samles i én oppgave, og du vil ikke miste noe. Men hvis du trenger mer seriøs automatisering, er ikke Trello det beste alternativet.
2. Hvis det virkelig er mange prosjekter og oppgaver, kan Trello være forvirrende på grunn av strukturen. Stadig bytte mellom brett er ikke veldig praktisk.

3. Arbeidsseksjon

Online prosjektstyringssystem med funksjoner for finansiell regnskap. Du kan legge til forskjellige typer filer til hver oppgave - og deretter redigere dem, igjen ved å bruke Google. Eller last ned og last opp på nytt.

Kilde: worksection.com

For hver fil kan du lage en beskrivelse, velge tagger (for eksempel trenger gjennomgang, haster! osv.), begrense tilgangen - dvs. gjøre filen synlig kun for enkelte brukere. Hvis du oppretter en oppgave eller kommentar med begrenset synlighet, ikke for alle, får filene som er vedlagt der automatisk de samme personverninnstillingene.

Alle prosjektfiler kan sorteres etter ulike kriterier: type, dato, oppgaver, størrelse, navn. Du kan kun se filer som er relatert til ufullførte oppgaver, eller du kan se alt.

Du kan også slette, laste ned, tilordne tagger til en gruppe filer ved å bare markere dem i delen.

Nye versjoner av dokumenter kan lastes opp til gamle - for å gjøre dette, bare hold musepekeren over den gamle filen og klikk på ikonet til venstre for den. Det nye dokumentet vil bli lastet og vises øverst på listen. Samtidig vil også den gamle versjonen bli bevart.

Kilde: worksection.com

Trikset med løsningen er at du i den avanserte tariffen kan koble til din egen FTP-lagring. Da vil det ikke være noen begrensninger for nedlasting av filer i det hele tatt.

Fordeler med løsningen:

1. Worksection er et moderne system med omfattende prosjekt- og filbehandlingsmuligheter. Faktisk har du tilgang til all funksjonalitet for praktisk samarbeid.
2. Separat vil jeg notere kostnadsberegningen - hvis du bestemmer kostnadene for en time med arbeid for en spesialist, kan du se kostnadene for hver enkelt oppgave.
3. Praktisk grensesnitt, muligheten til å sette en tidsfrist for hele prosjektet, ikke bare for oppgaver. Prosenten av tid brukt er godt synlig og lett å kontrollere.

Minuser:

1. I gratisversjonen har du kun 2 aktive prosjekter og 50 MB diskplass for filer. 10 GB er allerede inkludert i bedriftsplanen, priset til $49 per måned. Samtidig er det også en begrensning på aktive prosjekter - 50 stykker. Det virker for oss at selv for et gjennomsnittlig selskap er 50 prosjekter og 10 GB ikke nok. Premium koster $99, men aktive prosjekter der er begrenset til 100.

4. Megaplan

Megaplan har en egen "Dokumenter"-modul, som lar deg lagre filer med forskjellige hekkenivåer. For hvert dokument kan du angi synlighet - gi tilgang kun til enkelte ansatte.

Ved redigering kan en ny versjon av en fil lastes inn i den gamle som en versjon. Ansatte kan abonnere på varsler om nedlasting av en ny versjon - via post, SMS, i informerlinjen, alle bestemmer dette selv i innstillingene.

Kilde: help.megaplan.ru

Tekstdokumenter kan lages direkte i Megaplan. Men de kan også sees og redigeres bare i Megaplan; de kan ikke lastes ned i noe annet format.

Programmet gir også maler for standarddokumenter.

Kilde: help.megaplan.ru

Megaplan fordeler:

1. Praktisk og ganske enkelt grensesnitt.
2. Muligheter for gratis arbeid for 10 brukere, inkludert arbeid med dokumenter.

Ulemper med Megaplan:

1. Det er ingen fullverdig mulighet til å lage ulike typer dokumenter direkte i systemet.
2. Kostnaden for en tariff for bare 10 brukere er ganske høy - omtrent $250 for "alt inkludert".

5. Bitrix24

Dette er en helhetlig løsning med et CRM-system for bedrifter, hvor alle muligheter for deling og redigering av dokumenter er gjennomtenkt. Du kan legge ved filer til hver oppgave og kommentar - fra datamaskinen eller fra hvilken som helst disklagring, og også umiddelbart opprette nye filer i Google Docs eller Microsoft Office Online.

Samarbeidende dokumentredigering på nett er tilgjengelig i . Hvis du redigerer et opplastet dokument via Google Docs, kan du legge det ved en kommentar – og det vises en linje som indikerer at brukeren har lastet opp en ny versjon av dokumentet. Bitrix24 implementerer smart søk - alle dokumenter kan enkelt søkes etter tittel eller prosjekt, og hint vises.

Filer relatert til hvert prosjekt kan sorteres etter dato, etter navn, etter størrelse. Personvern er også satt i henhold til innstillingene til prosjektmappen der dokumentet er lagret. Du kan forhindre redigering av alle unntatt oppgaveforfatteren.

Bitrix24-funksjonen er en katalog over applikasjoner. Du kan for eksempel installere «Document Designer» gratis, som hjelper deg med å lage standardfiler i .docx-, .pdf-formater. Maler er enkle å redigere, de kan sendes på e-post, og du kan føre en logg over lagrede dokumenter.

I Bitrix24 er det knyttet en lenke til et dokument til hver oppgave, som brukere i fellesskap kan redigere, kommentere og diskutere innenfor oppgaven. Den enkleste måten å lagre dokumenter på er på systemstasjonen. Hvis du av en eller annen grunn ikke er fornøyd med Bitrix24.Disk, kan du bruke hvilken som helst annen skylagring i stedet. Men dette er ikke praktisk for alle og ikke alltid.

Fordeler med Bitrix24

1. Nesten alle funksjoner (bortsett fra blokkering av dokumenter og deaktivering av offentlige lenker til dem) er tilgjengelig i gratisversjonen av den omfattende løsningen. 5 GB skylagring er også tilgjengelig. Og for $199 (topppris) får du ubegrenset volum. Pluss besparelser på lisensierte kontorprogrammer.
2. Et stort utvalg applikasjoner for å optimalisere arbeidet med dokumenter.
3. Støtte for dokumentversjoner og varsler om nedlasting av nye.
4. Bred funksjonalitet – i én løsning får du alt du trenger for elektronisk dokumenthåndtering.

Ulemper med løsningen:

1. En fils personverninnstillinger settes gjennom gruppen eller oppgaven den er koblet til; en fil kan ikke gjøres synlig eller usynlig for enkelte brukere bare ved å legge til en etikett.
2. Det er ingen mulighet for å legge til en kort beskrivelse til en fil.

La oss oppsummere det

Har du få prosjekter og deltakere, og dokumentkravene ikke er for komplekse, kan du holde deg til den enkleste løsningen – for eksempel Trello og lignende. For enkelt arbeid med oppgaver er dette ganske nok - alle legger ved de nødvendige filene og erstatter dem om nødvendig.

Hvis vi snakker om fullverdig samarbeid og nettkoordinering, må vi vurdere komplekse løsninger – som lignende styringssystemer. Alle deres evner må analyseres og sammenlignes, og deretter velges basert på funksjonaliteten du trenger.

Og et par tips - som vil være nyttige når du arbeider i ethvert system:

• Selv om du bruker et komplekst system som vil "organisere alt selv", sørg for at dokumenter og oppgaver er navngitt i henhold til de samme reglene. Dette vil gjøre det lettere å navigere gjennom prosjekter.
• Separat tilgang – arbeidsdokumenter bør lagres i interne grupper, og klienten bør få et rent dokument uten kommentarer eller redigeringer.
• Lifehack: Hvis du bruker Word i redigeringsmodus, ikke glem å gå til Gjennomgå og godta alle rettelser før du sender filen. Ellers kan klienten legge merke til hvordan du endret vilkårene eller prisen flere ganger.

Verden rundt oss er i endring. Hvis tidligere fjernarbeid virket som noe helt eksotisk, er det nå allerede ansett som par for kurset: ifølge nyere studier viste det seg at innen 2020 vil en femtedel av alle russere jobbe eksternt. Og, for eksempel, i USA jobber mer enn en tredjedel av alle amerikanere allerede eksternt. Fjernarbeidet mitt var vanligvis knyttet til MS Word-dokumenter. (Og av og til - med presentasjonsfiler.) Siden de gamle versjonene av Word (minst tjue år siden) har Word-tekstredigereren hatt den mest praktiske måten å gjennomgå og samarbeide om å redigere dokumenter på, og i dokumentet kan du lagre hele endringshistorikk og du kan alltid se hvem av brukerne hvilke endringer som ble gjort. Forresten, etter min erfaring, har de aller fleste brukere (og til og med profesjonelle redaktører) ingen anelse om at slike verktøy finnes i Word, og når de må jobbe sammen om dokumenter, gjør de det på den gamle måten: de gjør korrigeringer til teksten i farten og skriv detaljerte kommentarer i notater. I gamle dager, da det ikke var skytjenester, ble dokumenter sendt via e-post (eller overført på disketter), og dette var ikke veldig praktisk: noen versjoner av filer gikk tapt i prosessen, nye versjoner ble erstattet av gamle - og noen av rettelsene gikk tapt. Men over tid utviklet Microsoft to svært betydningsfulle som i stor grad letter samarbeid om dokumenter. Og disse innovasjonene er som følger: en nettbasert versjon av kontorpakken MS Office, som lar deg jobbe i det vanlige Word, Excel og Power Point fra hvilken som helst datamaskin med Internett-tilgang, og skytjenesten OneDrive, som du enkelt kan organisere med lagring av dokumenter som dere jobber sammen om, direkte på Internett: i dette tilfellet er brukere ikke lenger bundet til bestemte datamaskiner i det hele tatt og kan ha tilgang til de nødvendige dokumentene fra hvor som helst. På grunn av arten av arbeidet mitt som sjefredaktør på flere prosjekter, må jeg ofte forklare i detalj ordningen med felles fjernarbeid på dokumenter til nye forfattere, så jeg bestemte meg for å presentere det hele i en egen artikkel: det vil være nyttig for nye forfattere, og muligens noen av dem, dere, kjære lesere, vil finne dette nyttig. Hvordan gjøres alt dette? Først må du registrere deg i OneDrive-skytjenesten, som er nyttig for samarbeid, for arkivering av viktige data og for ekstern tilgang til dine dokumenter og mediefiler. Hvis du allerede har en Microsoft-konto, kan du logge på OneDrive med denne konto , og hvis ikke, bare opprett denne kontoen: for dette må du angi en fungerende e-post som du har tilgang til.
Driftsprinsippet for OneDrive-skytjenesten er omtrent det samme som for eksempel Dropbox: du har tilgang til din personlige lagringsplass på Internett (på OneDrive-nettstedet), og denne lagringen kan synkroniseres med tilsvarende lagring på arbeidsdatamaskinen din , bærbar PC, nettbrett, smarttelefon. For å synkronisere med skyen, installer den tilsvarende OneDrive-applikasjonen på datamaskinen din (bærbar PC, nettbrett, smarttelefon), der synkroniseringsinnstillingene er gjort.
Du spesifiserer mappen hvor OneDrive-mappene skal ligge, angir hvilke av dem som skal synkroniseres – og det er det, så gjør OneDrive alt på egenhånd.OneDrive kan også automatisk sende bilder og videoer som du tar med smarttelefonen eller nettbrettet til Gratis som standard får du 15 GB plass i skyen, som er nok til bilder og dokumenter. Imidlertid, hvis du bruker Office 365-planen (og jeg har brukt den bokstavelig talt fra den første dagen da den dukket opp - det er veldig praktisk), hvor du for 286 rubler per måned eller 2874 rubler per år får Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher og Access, og du kan installere dem for fem brukere på fem datamaskiner, fem nettbrett og fem smarttelefoner, så med denne planen tildeles så mye som 1 TB for hver bruker i OneDrive, og du kan ting en elefant der.

Min OneDrive

Skyfunksjonene til OneDrive er imidlertid praktiske og nyttige, men nå er vi interessert i denne tjenesten først og fremst fra synspunktet om å organisere samarbeidende eksternt arbeid. Og her overgår selvfølgelig OneDrive merkbart Dropbox, fordi MS Office-applikasjoner er godt skreddersydd for OneDrive.Og det fungerer veldig, veldig enkelt. Se. La oss for eksempel si at du opprettet en artikkel i MS Word. Du må deretter sende denne artikkelen til redaktøren (sjef, kollega) slik at han kan komme med kommentarer og redigere artikkelen. For å gjøre dette må du lagre denne artikkelen ikke i en lokal mappe, men i den tilsvarende OneDrive-mappen. Dette kan gjøres bokstavelig talt med ett klikk: i Word, når du lagrer et dokument, velger du bare OneDrive. (Første gang du åpner, vil OneDrive be deg om å oppgi kontoinformasjonen din - e-post og passord.)

Vel, så lagre dokumentet ditt, for eksempel i "Office Live Documents"-mappen. Eller du oppretter en annen mappe i OneDrive for dette - som det er praktisk for deg. OneDrive integreres med Windows, og operativsystemet fungerer med mappene på samme måte som med lokale datamaskinmapper.

Hva må nå gjøres? Gi tilgang til dette dokumentet til redaktøren din (sjef, kollega). Dette gjøres veldig enkelt. Klikk i Word Fil - Generell tilgang. Et vindu som dette vises.

Der skriver du inn adressen til personen(e) som skal lese og redigere artikkelen din, og klikk deretter på "Del"-knappen.

Han vil motta et tilsvarende varsel på e-post som ser omtrent slik ut.

Og alle abonnentene du inviterte vil vises i dokumentdataene dine.

Deretter trenger abonnenten din bare å klikke på lenken - og denne artikkelen vises for ham å lese i nettversjonen av Word.
Det er en lenke "Rediger dokument": med dens hjelp kan du åpne dokumentet for redigering i nettversjonen eller i MS Word.

Det er selvfølgelig mer praktisk å jobbe med et dokument i Word, men hvis du er på en annens datamaskin, kan nettversjonen være en vei ut.

Artikkel i nettredaktøren

Hvorvidt disse korreksjonene skal vises på skjermen eller ikke, er aktivert i den tilsvarende menyen.

Personen som redigerer dokumentet viser vanligvis ikke alle rettelsene på skjermen - dette er upraktisk for redigering. Men når forfatteren mottar dokumentet etter redigering, slår han på "Alle korrigeringer" -modus - og ser perfekt i alle detaljene hva redaktøren gjorde med teksten: rettelser, slettinger, omformatering og notater.

Skjermbildet er klikkbart

Du kan svare på kommentarer, og du kan alltid se hvem som har laget hvilke notater.

Forfatteren gjør de nødvendige rettelsene, redigerer noe der og sender det tilbake til redaktøren. Han viser også tydelig hvordan dokumentet har endret seg siden siste redigering, og endringene og tilleggene forfatteren har gjort vises i en annen farge - dette er veldig tydelig. (Generelt velger hver bruker en annen farge for sine korreksjoner.)

Skjermbildet er klikkbart

Dessuten er det nok å velge visningsmodusen "Uten rettelser" - artikkelen vil bli vist som den skal se ut i sin ferdige form.
På samme måte kan et dokument (regneark, presentasjon, database, tidsplan) ha dusinvis av forskjellige personer som jobber med det. MS Office vil nøye registrere alle tillegg og endringer, og der kan du alltid rulle tilbake til noen tidligere versjoner. Dessuten fungerer systemet ganske normalt i flerbrukermodus, det vil si når flere personer jobber med et dokument samtidig . Og du kan alltid se hvem som for øyeblikket jobber med dette dokumentet med deg.

Muligheten til å redigere et dokument kan være begrenset: for eksempel vil noen brukere bare få lov til å legge til notater, andre vil bare få lov til å bare lese. Du kan også begrense settet med stiler som er tillatt for bruk.

Det er forresten svært ønskelig å fjerne all revisjonshistorikk og kommentarer fra sluttdokumentet, spesielt hvis det er ment for bruk av noen andre. Dette er ganske enkelt å gjøre: du må lagre dokumentet under et nytt navn og i menyen Anmeldelse - Aksepterer velg "Godta alle rettelser og stopp sporing" - så vil du motta den endelige teksten (tabell, presentasjon osv.) uten unødvendig informasjon.

Ellers kjenner jeg til tilfeller der brukere angret veldig på at de ikke hadde slettet hele endringshistorikken i et dokument, og spesielt kommentarer.Det er på en måte slik fjernarbeid av flere personer på ett dokument er organisert. Som du kan se, er alt veldig enkelt, enkelt og praktisk. Microsoft-konto, bruker OneDrive, bruker online eller offline versjoner av MS Office, sporing av endringer, forskjellige typer visningsendringer. Og ditt felles arbeid med dokumenter vil være ekstremt praktisk, og du vil alltid være i stand til å spore eventuelle trinn for å endre dokumentet. Det ser ut til at alt dette er velkjente ting, men merkelig nok kommer jeg veldig ofte over det faktum at når de for eksempel skal sende meg artikkelen min med noen redigeringer, sender folk dokumentet uten å spore endringene, og jeg må sammenligne teksten deres med min for å forstå hvor og hva de korrigerte. Ja, dette er bare en slags villskap: hvorfor skulle de ha slått på endringssporing - og så ville jeg ha sett alt umiddelbart?!!Så ikke forsøm slike muligheter, de lar deg spare mye tid og veldig effektivt samarbeide eksternt om enkelte filer.

Nylig har ikke bare datamaskiner, men også mobilteknologier utviklet seg raskt. I denne forbindelse har spørsmålet om sikker lagring av relativt store mengder informasjon blitt svært akutt. Og det er for dette formålet at mange IT-selskaper tilbyr brukere av alle typer enheter bruk av såkalte skytjenester. Hvordan du bruker skyen og tjenestene som er inkludert i grunnsettet til enhver utvikler vil nå bli diskutert.

Hva er skylagring?

La oss først definere hva slags tjeneste dette er. Grovt sett er dette fillagring i form av tildelt diskplass for et selskap som leverer slike tjenester.

Med andre ord, på en måte kan det kalles en slags virtuell flash-stasjon som en viss mengde data er plassert på. Men hvis du hele tiden trenger å ha med deg en USB-enhet for å få tilgang til nedlastet informasjon, kan en slik tjeneste (for eksempel Mail.Ru-skyen eller den tilsvarende Google-tjenesten) nås både fra en datamaskin og fra en mobilenhet. Det vil si at filene synkroniseres i selve skyen, og du kan se eller laste dem ned ganske enkelt ved å legge inn registreringsdataene dine (selv om dette i noen tilfeller ikke er nødvendig).

Det er allerede skrevet ganske mye om hvordan du bruker skyen. La oss nå ta hensyn til noen hovedpunkter, og også vurdere de enkleste prinsippene for bruken, og forklare situasjonen i detalj.

Mest populære tjenester

Det sier seg selv at til å begynne med, for å bruke slike lagringer, må du bestemme deg for en tjenesteleverandør, det vil si velge den mest passende tjenesten for deg selv

I dag kan du finne ganske mange slike tjenester. De mest populære er følgende:

• Dropbox.
• SkyDrive.
• Cloud Mail.Ru.
• "Yandex.Disk".
• Google Disk (Google Disk).
• Apple iCloud og iCloud Drive.
• OneDrive osv.

Før vi finner ut hvordan vi bruker hver type sky, bør det bemerkes at disse tjenestene er noe ujevne sammenlignet med hverandre. Faktum er at noen repositories kan nås utelukkende fra en dataterminal, mens andre krever synkronisering av både datamaskiner og mobile enheter. Noen ganger kan du trenge en spesialisert applikasjon som spiller rollen som en slags dirigent, noen ganger er bare en nettleser nok.

Det samme gjelder fritt tildelt diskplass for lagring av filene dine, samt betaling for ekstra plass på en ekstern server. Uansett er de fleste tjenester veldig like hverandre.

Hva bør du være oppmerksom på før du begynner å jobbe?

La oss nå se på noen viktige punkter, uten hvilke bruk av skytjenester er uaktuelt.

Det aller første og viktigste er forhåndsregistrering, og i noen tilfeller er det helt uviktig om det vil skje via Internett ved hjelp av en vanlig nettleser eller en spesiell datamaskin eller mobilapplikasjon. Hele prosessen tar noen minutter.

Mobile enheter med operativsystemer installert på dem skiller seg gunstig fra stasjonære systemer. Faktum er at når du slår den på for første gang, for å få tilgang til noen avanserte funksjoner eller butikker som AppStore eller Google Play (Play Market), ber systemet deg først opprette en konto (registrert e-postadresse og passord). Samtidig har smarttelefonen eller nettbrettet ditt allerede en forhåndsinstallert applikasjon for å jobbe med skytjenester. For enkelhets skyld kan du installere stasjonære kolleger på en datamaskin eller bærbar datamaskin (selv om tilgang også kan fås via en nettleser).

Tildelt diskplass

Et annet viktig poeng er mengden diskplass som brukeren i utgangspunktet mottar i gratisversjonen. Som regel varierer volumet på forskjellige tjenester fra 5 til 50 GB. Hvis dette ikke er nok, må du øke lagringskapasiteten og betale et visst beløp for det, som inkluderer kostnaden for å kjøpe mer volum og vedlikehold for en viss bruksperiode, som for øvrig også kan variere.

Generelle prinsipper

Når det gjelder hvordan du bruker skyen i vid forstand, er alt ganske enkelt. Etter registrering trenger brukeren bare å legge til mapper og filer, kontakter og mye mer til lagringen.

Samtidig, i innstillingsdelen, kan han legge til venner som, som ham, vil laste opp filer til serveren eller redigere dem (det enkleste eksemplet er Dropbox). Ofte kan nye brukere bruke sine egne passord for å logge på systemet.

Men her er det som er interessant. Når du installerer et spesielt program på datamaskinen, er tilgangen til filer i skyen mye raskere enn når du starter samme nettleser. Det samme kan sies om synkronisering. Det er nok å plassere filene i applikasjonsmappen, og synkronisering vil bli utført umiddelbart for alle brukere som har tilgangsrettigheter til tjenesten. La oss se på de mest populære lagringsfasilitetene.

Cloud Mail.Ru

Så, som nevnt ovenfor, må du først opprette en e-postkonto, etter å ha skrevet inn hvilken skytjeneste vil vises i panelet øverst i prosjektfanen. Dette er Mile-skyen. Hvordan bruke det? Enkel som en plett.

I utgangspunktet tilbys 25 GB diskplass. utføres ved hjelp av den tilsvarende knappen, som kan brukes til å legge til flere objekter samtidig. Begrensningen gjelder kun størrelsen på den opplastede filen - den bør ikke overstige 2 GB. Før du starter nedlastingen kan du bruke tilleggsfunksjoner, for eksempel opprette, hvoretter du like enkelt kan flytte og slette filer. Vennligst merk: den har ikke en "Trash", som i den samme Yandex-tjenesten, så det vil ikke være mulig å gjenopprette slettet informasjon.

Funksjonen for å lage, vise eller redigere filer kan være svært nyttig. La oss si at vi har et Word-dokument (eller det er opprettet direkte i depotet). Å endre det direkte i skyen kan være like enkelt som om brukeren skulle starte redigeringsprogrammet på en datamaskin. Etter endt arbeid lagrer vi endringene, hvoretter synkronisering skjer igjen.

Yandex cloud: hvordan bruke?

Med Yandex-tjenesten er ting i prinsippet nesten identiske. Det funksjonelle settet er generelt sett ikke mye forskjellig.

Men utviklerne av denne tjenesten trodde at brukeren kunne slette filer helt ved et uhell. Det er her den såkalte "Trash" kommer til unnsetning, som informasjon legges inn i når den slettes. Det fungerer som en standard datatjeneste. Det er sant at datagjenopprettingsverktøy ikke kan brukes på det hvis de allerede er slettet fra papirkurven. Likevel er funksjonen veldig nyttig.

Google Disk-lagring

La oss nå gå videre til en annen kraftig tjeneste kalt Google Cloud. Hvordan bruker jeg Google Disk? Det er ingen grunnleggende forskjeller sammenlignet med andre tjenester. Men her kan tilgang fås både fra en mobilenhet (innebygd tjeneste) og ved å bruke et verktøy installert på en datamaskin (for ikke å snakke om å logge på via en nettleser). Med en telefon eller nettbrett er alt enkelt, la oss se på dataprogrammet.

Vi antar at kontoen allerede er opprettet. Etter aktivering får brukeren 5 GB lagringsplass. En økning til 25 GB vil koste omtrent 2,5 USD. Vi installerer applikasjonen på datamaskinen, hvoretter tjenestemappen vises på skrivebordet (den vises også i Utforsker).

Som allerede er klart, bare plasser filene i denne katalogen og synkronisering vil skje. Under drift "henger" programmet i systemstatusfeltet som et ikon. Høyreklikk åpner en ekstra meny der du kan se tilgjengelig plass for nedlasting av filer, gjøre personlige innstillinger, utvide lagringsplass, slå av osv.

Ett poeng er spesielt verdt å merke seg her. Det viser seg, å kopiere filer til programmappen på datamaskinen og deretter laste dem ned fra skyen til mobilenheten din, viser seg å være mye raskere enn å koble dingsen til datamaskinen og deretter kopiere dem ved hjelp av Windows.

iCloud og iCloud Drive-tjenester

Til slutt, la oss se på hvordan du bruker Apple-skyen. Det er to tjenester (iCloud og iCloud Drive) som er forhåndsinstallert på iPhone eller iPad i samsvar med versjonen av operativsystemet som er installert på enheten. I hovedsak er iCloud Drive en oppdatert versjon av iCloud, og for at den skal fungere riktig bør jeg ta hensyn til at mobildingsen må oppfylle de oppgitte tekniske kravene: iOS 8 på selve enheten. Datamaskin - med Windows 7 eller høyere med iCloud for Windows-utvidelsen, eller en datamaskinterminal med Mac OS X 10.10 eller OS X Yosemite.

Til å begynne med, etter å ha logget på tjenesten, vil mapper som er opprettet som standard vises der. Antallet deres kan variere avhengig av innstillingene til datamaskinen og klienten på mobilenheten. Hvordan bruke skyen på iPhone? I prinsippet er det ikke noe overnaturlig ved dette. Det er nok å starte applikasjonen på gadgeten (bytt startskyveknappen til på-tilstanden) og logge på med kontoen din. Det er en annen sak når inngangen skal være fra en datamaskin. Her må du bruke innstillingsmenyen til selve programmet og velge aktiver der.

En annen ulempe er den ganske lave synkroniseringshastigheten (dette gjenkjennes av alle). Og enda et, mest ubehagelig øyeblikk. Hvis du bytter fra iCloud til iCloud Drive uten å oppdatere alle enheter til den nødvendige konfigurasjonen, vil dataene i den gamle skyen rett og slett ikke være tilgjengelige, så vær på vakt.

Konklusjon

Det er kort og godt alt som angår spørsmålet om hvordan du bruker Cloud-applikasjonen eller tjenestene med samme navn. Selvfølgelig vurderes ikke alle mulighetene for slike tjenester her, men så å si bare de generelle prinsippene (grunnleggende) for arbeidet. Men selv med så minimal kunnskap, vil enhver nyregistrert bruker kunne utføre grunnleggende operasjoner innen 5-10 minutter.