"MyOffice" - o trabalho na nuvem com documentos ficou ainda mais fácil. OneDrive: configure o acesso a arquivos e colabore em documentos do Office Trabalhe simultaneamente com arquivos na nuvem

Mail possui uma ampla gama de funções. Aqui você pode adicionar e-mails não apenas do MyOffice, mas também de outros - do Outlook e Exchange ao Gmail e Yandex. Correspondência." Se você conhece o servidor de e-mail de entrada e saída de sua conta corporativa, adicione-o também.

A interface de e-mail é muito boa. O serviço é construído, novamente, com base no princípio de “nada extra”: apenas sua caixa de entrada com as seções apropriadas e a capacidade de escrever uma carta para qualquer pessoa. Todas as cartas são convenientemente classificadas, o que permite ver imediatamente as mensagens do mesmo remetente.

A janela para digitar uma nova carta tem tudo que você precisa: ferramentas de edição de texto, capacidade de anexar um arquivo, criar uma lista e muito mais.

Com a seção “Documentos” tudo fica ainda mais interessante. Por enquanto, você só pode criar documentos de teste e planilhas na nuvem, mas as apresentações serão adicionadas em breve.

O que gosto especialmente no produto MyOffice é sua interface clara. O mesmo acontece com documentos e planilhas: mesmo que você nunca tenha trabalhado em editores na nuvem, você pegará o jeito em cinco minutos. As ferramentas de controle estão convenientemente localizadas, não existem centenas de botões que não entendem o que fazem (os novatos no Word entenderão).

Agora, até três usuários podem editar texto ao mesmo tempo. Você verá em tempo real quem está editando o quê. O desenvolvedor planeja aumentar o número de coautores de coedição para 50, e até um milhão poderá visualizar o documento.

Resumindo a versão web, podemos dizer que a galera, claro, ainda tem muito trabalho pela frente, e não deveria exigir todas as funções de uma vez - afinal, o projeto ainda está em fase de finalização. Mas o fato de os desenvolvedores russos terem criado um produto verdadeiramente interessante e de alta qualidade com enorme potencial não pode deixar de nos alegrar. O mais importante é que o “MyOffice” seja compreensível não só para os empresários e jovens, mas também para a geração mais velha. A interface universal desempenha um papel incrível aqui.

Quanto à versão iOS, apenas o aplicativo Mail está disponível para iPhone, onde você também pode adicionar uma conta de qualquer e-mail. O programa está equipado com controles convenientes e um design atraente sem sacrificar a funcionalidade. A propósito, outros aplicativos MyOffice aparecerão em dispositivos móveis no outono.

É muito agradável trabalhar com esse tipo de correspondência. Ainda não existem funções como visualizar e-mails com anexos, mas isso é consequência do fato dos desenvolvedores não sobrecarregarem os aplicativos, deixando apenas funções básicas. Ao mesmo tempo, ouvem as opiniões dos usuários e acrescentam novos recursos.

As seções principais estão disponíveis para cada caixa de correio - como “Caixa de entrada”, “Caixa de saída”, “Rascunhos” e assim por diante, o que permite navegar convenientemente em um grande fluxo de mensagens. Selecione vários remetentes (copie-os se necessário), anexe um arquivo - e pronto! Tudo é muito simples e prático.

E aqui está a aparência, por exemplo, do aplicativo Documentos em um iPad. Todos os arquivos são armazenados apenas na nuvem e sincronizados entre dispositivos quando conectados à Internet (no entanto, isso surpreenderá poucas pessoas agora). A edição é muito conveniente - iniciada em um computador e finalizada em um tablet! Além disso, em um tablet com qualquer plataforma: multiplataforma é uma característica importante do MyOffice.

No menu esquerdo, você pode visualizar documentos que foram compartilhados com você, visualizar arquivos marcados ou visualizar a Lixeira. Todas as ferramentas de edição necessárias estão disponíveis para documentos de texto e tabelas - configuração de fonte, texto, estilo e assim por diante. Você pode até esquecer a versão desktop e realizar com segurança a maioria das operações no tablet.

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A interface dos aplicativos Android é muito semelhante à interface do programa para iOS e em termos de conjunto de funções são quase idênticas. Os aplicativos são de altíssima qualidade e essa plataforma cruzada é muito conveniente ao editar documentos em diferentes dispositivos por vários usuários ao mesmo tempo.

As vantagens do MyOffice incluem uma interface amigável, design de programa atraente e funcionalidade de plataforma cruzada - isso se aplica tanto à versão web quanto aos aplicativos móveis. As desvantagens podem ser o número de funções disponíveis no momento, mas a lista de possibilidades aumentará significativamente até o final do ano, então isso dificilmente pode ser chamado de desvantagem.

Vamos resumir. Isso é muito legal: um produto russo, e também muito prático, com uma interface bacana. É verdade que nem todas as funcionalidades estão disponíveis ainda, mas os desenvolvedores planejam aumentá-las rapidamente quando o serviço for lançado para usuários particulares, no final deste ano. Esta versão é preliminar - com certeza testaremos o MyOffice novamente após o lançamento do outono e contaremos a vocês nossas impressões.

Para trocar arquivos entre computadores e dispositivos móveis, não são mais necessários cabos e pen drives. Se os dispositivos tiverem acesso à Internet, os arquivos poderão “voar” entre eles “na nuvem”. Mais precisamente, eles podem “instalar-se” no armazenamento em nuvem, que é um conjunto de servidores espalhados pelo mundo (unidos em um servidor virtual - nuvem), onde os usuários colocam seus dados mediante pagamento ou gratuitamente. Na nuvem, os arquivos são armazenados da mesma forma que no disco rígido de um computador, mas são acessíveis não a partir de um, mas de diferentes dispositivos capazes de se conectar a ele.

Cada segundo ou terceiro usuário da Internet já adotou a tecnologia de armazenamento de dados em nuvem e a utiliza com prazer, mas alguns ainda recorrem a pen drives. Afinal, nem todos conhecem esta oportunidade e alguns simplesmente não conseguem decidir qual serviço escolher e como utilizá-lo. Bem, vamos descobrir isso juntos.

O que são armazenamentos em nuvem do ponto de vista do usuário e como funcionam?

Se você olhar pelos olhos de um usuário inexperiente, o armazenamento em nuvem é um aplicativo comum. Tudo o que ele faz é criar uma pasta no computador com seu próprio nome. Mas não é simples. Tudo o que você coloca nele é copiado simultaneamente para o mesmo servidor de Internet em nuvem e fica acessível a partir de outros dispositivos. O tamanho desta pasta é limitado e pode crescer dentro dos limites do espaço em disco alocado para você (em média a partir de 2 GB).

Se o aplicativo de armazenamento em nuvem estiver em execução e o computador (gadget móvel) estiver conectado à rede global, os dados no disco rígido e na nuvem serão sincronizados em tempo real. Ao trabalhar offline, bem como quando o aplicativo não está em execução, todas as alterações são salvas apenas na pasta local. Quando a máquina está conectada à Internet, o acesso ao armazenamento torna-se possível, inclusive por meio de um navegador.

Arquivos e pastas carregados na nuvem são objetos da web completos, iguais a qualquer conteúdo em sites da Internet e armazenamentos FTP. Você pode criar links para eles e compartilhar links com outras pessoas, mesmo aquelas que não utilizam este serviço. Mas somente aqueles a quem você autorizou poderão baixar ou ver um objeto do seu armazenamento. Na nuvem, seus dados ficam ocultos de olhares indiscretos e protegidos por senha com segurança.

A maioria dos serviços em nuvem possui funcionalidades adicionais - um visualizador de arquivos, editores de documentos integrados, ferramentas para criar capturas de tela, etc.

é um serviço de armazenamento de dados em nuvem que dispensa apresentações aos usuários do Windows. Claro, nas versões mais recentes deste sistema operacional (entre os dez primeiros), ele realmente sobe em cima de tudo na tela, já que está configurado para execução automática por padrão.

Para usuários do Windows, talvez haja apenas uma vantagem do serviço Microsoft OneDrive sobre seus análogos - ele não precisa ser instalado. Você também não precisa criar uma conta separada para isso – para fazer login na nuvem, você só precisa inserir as informações da sua conta da Microsoft.

O proprietário de uma conta do Microsoft OneDrive fornece 5 GB de espaço livre em disco para armazenar qualquer informação. Para obter volume adicional, você terá que pagar a mais. O máximo é 5 TB e custa 3.399 rublos por ano, mas este pacote inclui não apenas espaço em disco, mas também o aplicativo Office 365 (edição doméstica). Os planos tarifários mais acessíveis são 1 TB (2.699 rublos por ano - armazenamento e Office 365 pessoal) e 50 GB (140 rublos por mês - apenas armazenamento).

Recursos adicionais de todas as tarifas:

• Suporte para outros sistemas operacionais - Mac OS X, iOS e Android.
• Visualize e edite documentos usando aplicativos integrados do Office.
• Acesso remoto a todo o conteúdo do computador (não apenas à pasta OneDrive) no qual o serviço está instalado e sua conta da Microsoft é usada.
• Criação de álbuns de fotos.
• Mensageiro integrado (Skype).
• Criação e armazenamento de notas de texto.
• Procurar.

Apenas versões pagas:

• Criação de links com prazo de validade limitado.
• Pastas off-line.
• Digitalização de várias páginas e salvamento de documentos em um arquivo PDF.

Em geral, o serviço não é ruim, mas às vezes há problemas para fazer login na sua conta. Se você for trabalhar com a versão web do armazenamento (por meio de um navegador) e fazer login nele com um endereço IP diferente do usado antes, a Microsoft às vezes verifica se a conta pertence a você, o que leva muito tempo .

Também houve reclamações sobre a remoção de conteúdo do usuário do OneDrive quando a Microsoft suspeitou que não estava licenciado.

é um dos mais antigos serviços de armazenamento em nuvem multiplataforma. Ao contrário do anterior, suporta todos os principais sistemas operacionais, bem como alguns menos utilizados, como Symbian e MeeGo. O serviço é muito fácil de usar, funciona de forma rápida e estável.

Um usuário do DropBox recebe apenas 2 GB de espaço em disco gratuitamente para armazenar arquivos pessoais, mas esse volume pode ser duplicado criando e anexando outra conta à sua conta - uma conta de trabalho (que na verdade pode ser pessoal). Juntos vocês obtêm 4 GB.

A alternância entre espaço em disco pessoal e de trabalho no site do DropBox e no aplicativo é realizada sem sair da sua conta (sem necessidade de inserir seu nome de usuário e senha todas as vezes). Uma pasta separada é criada no computador para ambas as contas - 2 GB cada.

O DropBox, como esperado, também possui vários planos de preços. Sobre o gratuito foi dito acima, os pagos são “Plus” (1 TB, US$ 8,25 por mês, destinado ao uso pessoal), “Standard” (2 TB, US$ 12,50 por mês, para negócios), “Avançado” (volume ilimitado, US$ 20 por mês para 1 usuário) e “Enterprise” (volume ilimitado, preço definido individualmente). As diferenças entre os dois últimos estão no conjunto de opções adicionais.

Além do armazenamento, os usuários gratuitos têm acesso a:

• Serviço de colaboração de documentos DropBox Paper.
• Capacidade de compartilhar links e criar pastas públicas.
• Log de alterações de arquivos com capacidade de restaurá-los para a versão anterior (até 30 dias).
• Comentar sobre arquivos - tanto seus quanto de outros usuários, se o arquivo estiver disponível para visualização.
• Função de pesquisa.
• Receber notificações sobre eventos (personalizáveis ​​individualmente).
• Carregamento automático de fotos da câmera (aliás, o DropBox forneceu aos usuários espaço adicional para habilitar esta opção há algum tempo).
• Selecione sincronização completa ou seletiva.
• Criptografia de dados durante armazenamento e transmissão.

As possibilidades de tarifas pagas podem ser listadas por muito tempo, por isso iremos apenas observar as principais:

• Destrua remotamente dados do DropBox em um dispositivo perdido ou roubado.
• Limite o período de validade do link.
• Autenticação de conta de dois fatores.
• Definir níveis de acesso a dados diferentes.
• Proteção aprimorada de informações de classe HIPAA/HITECH (armazenamento seguro de registros médicos).
• Suporte técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana.

O DropBox, se não o melhor, é um serviço que vale muito a pena. Apesar da pequena quantidade de espaço livre para os padrões atuais, ele é usado por milhões de pessoas em todo o mundo.

Mega (Megassincronização)

Como fica claro pela descrição, o Amazon Web Services destina-se apenas ao setor corporativo e não se destina ao armazenamento de álbuns com fotos de gatos, embora seja possível que alguém o utilize também para isso. Afinal, o armazenamento de arquivos em nuvem - o Amazon Glacier, assim como o disco Yandex, oferece aos usuários 10 GB gratuitos. O custo do volume adicional é de US$ 0,004 por 1 GB por mês.

Comparar o Amazon Glacier com os recursos da web descritos acima talvez seja incorreto, pois eles têm finalidades ligeiramente diferentes. A funcionalidade e os recursos deste serviço são determinados pelos objetivos de negócios, incluindo:

• Operação ininterrupta, maior confiabilidade.
• Conformidade com padrões aprimorados de proteção de dados.
• Interface multilíngue.
• Volume ilimitado (expansão mediante taxa adicional).
• Facilidade de uso e configurações flexíveis.
• Integração com outros Amazon Web Services.

Aqueles que estão interessados ​​nas capacidades da Amazon podem ler a documentação completa dos produtos AWS, que está localizada no site oficial.

Mail.ru

Ele ocupa o segundo ou terceiro lugar na classificação de popularidade de armazenamento de arquivos na web entre o público de língua russa. Em termos de gama de capacidades, é comparável ao Google Drive e ao Yandex Drive: como eles, contém aplicações web para criação e edição de documentos (textos, tabelas, apresentações) e um screenshoter (um utilitário para fazer capturas de tela). Também está integrado com outros projetos Mail.ru - mail, redes sociais “My World” e “Odnoklassniki”, o “Mail. Dating”, etc., possui um prático visualizador de arquivos com flash player e também é muito acessível (para quem o volume alocado não é suficiente).

O tamanho do espaço livre em disco da nuvem Mail é de 8 GB (anteriormente, esse número mudou várias vezes). A tarifa premium de 64 GB custa 690 rublos por ano. Por 128 GB você terá que pagar 1.490 rublos por ano, por 256 GB - 2.290 rublos por ano. O volume máximo é de 512 GB, que custará 3.790 rublos por ano.

Outras funções do serviço não são muito diferentes de outras semelhantes. Esse:

• Pastas partilhadas.
• Sincronização.
• Pesquisa integrada.
• Capacidade de compartilhar links.

O aplicativo cliente Mail.ru funciona em Windows, OS X, iOS e Android.

O armazenamento em nuvem é um serviço web proprietário para proprietários de smartphones e tablets do mesmo fabricante. Projetado para armazenar cópias de backup de dados de dispositivos móveis - conteúdo multimídia, arquivos do sistema operacional e outras coisas a critério do usuário.

O aplicativo cliente Samsung Cloud está pré-instalado em telefones e tablets lançados após o segundo semestre de 2016 (mais precisamente, após o lançamento do Samsung Galaxy Note 7). O registro de uma conta no serviço só é possível por meio dele, aparentemente para eliminar estranhos.

A capacidade de armazenamento gratuita é de 15 GB. 50 GB adicionais custam US$ 0,99 por mês e 200 GB custam US$ 2,99.

iCloud (Apple)

- um favorito entre os usuários de armazenamento de dados em nuvem de produtos Apple. Claro, é gratuito (embora não muito espaçoso) e integrado a outros serviços da Apple. O serviço foi projetado para armazenar cópias de backup de dados do iPhone, iPad e iPod, bem como arquivos de mídia, e-mails e documentos do usuário (estes últimos são sincronizados automaticamente com o conteúdo do iCloud Drive).

A capacidade de armazenamento gratuita do iCloud é de 5 GB. O armazenamento adicional é vendido por US$ 0,99 para 50 GB, US$ 2,99 para 200 GB e US$ 9,99 para 2 TB.

O aplicativo cliente iCloud oferece suporte aos sistemas operacionais Mac OS X, iOS e Windows. Não existe um aplicativo oficial para Android, mas os proprietários de dispositivos baseados neste sistema operacional podem visualizar e-mails da nuvem da Apple em seus dispositivos.

O principal desfile de armazenamento em nuvem é completado por um serviço chinês. Como você pode ver na captura de tela, claramente não está adaptado para você e para mim. Por que é necessário então, se existem análogos nacionais, europeus e americanos que são mais familiares aos falantes de russo? O fato é que o Baidu oferece aos usuários um terabyte inteiro de espaço livre em disco. Por isso, vale a pena superar as dificuldades de tradução e outros obstáculos.

O registro no Baidu Cloud é significativamente mais trabalhoso do que os concorrentes. Requer confirmação com um código enviado via SMS, mas o SMS do servidor chinês não chega aos números russos, bielorrussos e ucranianos. Os nossos concidadãos têm de sobreviver alugando um número de telefone virtual, mas não é tudo. A segunda dificuldade é que uma conta não pode ser registrada com alguns endereços de e-mail. Em particular, nos serviços Gmail (o Google está bloqueado na China), fastmail e Yandex. E a terceira dificuldade é a necessidade de instalar o aplicativo móvel Baidu Cloud no seu celular ou tablet, pois é para isso que se dá 1 TB (ao se cadastrar no computador você receberá apenas 5 GB). E, como você entende, é inteiramente em chinês.

Você não está com medo? Ouse - e você será recompensado. Informações sobre como criar você mesmo uma conta no Baidu estão disponíveis na Internet.

Como você indica a versão de um documento? Você possui arquivos que contêm todas as variações da palavra “final” no título? Bem, por exemplo, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Parece um pouco absurdo, mas se você seguir os documentos do seu sistema, encontrará muitos nomes “com cauda”. Principalmente se o arquivo for editado por vários autores. Por exemplo, o texto de um contrato pode ser editado quase infinitamente, bastando que você lhe dê liberdade. E como resultado, você acumula uma dúzia de versões, cada uma marcada com uma cauda crescente de notas - aqui estão as datas das edições, e as iniciais dos participantes, e o “final” e o “último” sacramentais.

É claro que isso deve ser resolvido de alguma forma. E traga o trabalho com documentos para um sistema que seja compreensível para todos. Os requisitos básicos para o pedido são simples:

1. Os símbolos devem ser claros para todos os participantes.
2. Todas as versões (importantes) dos documentos devem ser armazenadas.
3. Os documentos devem pertencer a projetos e não estar numa pilha comum.
4. O acesso aos documentos deve ser controlado.
5. Não é necessário, mas é útil ter ferramentas para colaborar em um documento.

Não discutiremos métodos offline de gerenciamento de documentos. Você, é claro, pode escrever regras para nomear documentos e enviar arquivos Word e Excel por correio. Isso levará ao crescimento das pastas de trabalho para cada participante do processo e, com o tempo, a reconciliações constantes de quem está editando qual documento no momento.

Então, vamos subir às nuvens - é onde as coisas mais interessantes estão acontecendo agora.

1. Google Drive

O Big Brother nos oferece uma ferramenta de gerenciamento de documentos quase perfeita.

1. O Google Docs não é apenas um editor de documentos online, aqui ficam armazenadas versões antigas, você pode comentar e editar documentos “com três mãos”.
2. O Planilhas Google são tabelas para cálculos e boas funcionalidades para contabilidade.
3. O próprio Google Drive é uma ferramenta de gerenciamento de dock; você pode organizar uma estrutura única para armazenar documentos e atribuir claramente o acesso a cada pasta.

Prós do Google Drive

1. Eles são óbvios. Esta é a nuvem, com todos os seus benefícios.

Desvantagens

1. O sistema de contabilidade - aninhamento de pastas, acesso a arquivos e painel de controle - deverá ser criado por nós mesmos.
2. Nem todo mundo fica feliz em usar uma plataforma tão aberta - afinal, este é o Google, ele indexa tudo o que se move e não pagamos pela privacidade.

Observação: quase todo sistema que se preze tem integração com o Google Docs - você verá isso mais adiante na análise. E isso é razoável - é mais econômico usar a funcionalidade funcional do que desperdiçar esforços criando seu próprio análogo.

No entanto, gostaríamos de alertar que é melhor armazenar informações confidenciais e comerciais, senhas e outras informações sensíveis em um local onde o acesso seja regulamentado de forma mais rigorosa.

2. Trello

Quadro virtual com lista de tarefas e projetos. Você pode nomear os quadros como quiser - e ver claramente o processo de conclusão das tarefas. Você pode anexar documentos a cada tarefa: do seu computador, Google Drive, Dropbox, etc. Uma coisa interessante é que no Trello Business Class você pode anexar não apenas documentos, mas também pull requests do GitHub, conversas do Slack e leads do Salesforce. Para colaboração, você pode usar a combinação Trello + Google Docs: anexe arquivos do Google Docs, que podem ser abertos no disco e editados lá - deixe novos comentários, etc.

Prós da solução:

1. Trello é um sistema muito fácil de aprender. Em uma hora, pessoas que nunca usaram essas soluções poderão descobrir.
2. As tarefas e o processo da sua implementação são claramente visíveis, como num quadro de cortiça. O design é confortável e moderno, nada supérfluo.

Desvantagens:

1. Não existe uma ferramenta de colaboração de documentos. Aqueles. você usa o Google Docs ou todos baixam sua própria versão. Sim, em qualquer caso, todos os documentos serão coletados em uma tarefa e você não perderá nada. Mas se você precisa de uma automação mais séria, o Trello não é a melhor opção.
2. Se houver muitos projetos e tarefas, o Trello pode ser confuso devido à sua estrutura. Alternar constantemente entre placas não é muito conveniente.

3.Seção de trabalho

Sistema de gerenciamento de projetos online com recursos de contabilidade financeira. Você pode adicionar diferentes tipos de arquivos a cada tarefa – e depois editá-los, novamente usando o Google. Ou baixe e reenvie.

Fonte: worksection.com

Para cada arquivo, você pode fazer uma descrição, selecionar tags (por exemplo, precisa de revisão, urgente!, etc.), restringir o acesso - ou seja, tornar o arquivo visível apenas para determinados usuários. Se você criar uma tarefa ou comentário com visibilidade limitada, não para todos, os arquivos anexados receberão automaticamente as mesmas configurações de privacidade.

Todos os arquivos do projeto podem ser classificados por diferentes critérios: tipo, data, tarefas, tamanho, nome. Você pode visualizar apenas arquivos relacionados a tarefas não concluídas ou pode visualizar tudo.

Você também pode excluir, baixar e atribuir tags a um grupo de arquivos simplesmente destacando-os na seção.

Novas versões de documentos podem ser carregadas em versões antigas - para isso, basta passar o mouse sobre o arquivo antigo e clicar no ícone à esquerda dele. O novo documento será carregado e aparecerá no topo da lista. Ao mesmo tempo, a versão antiga também será preservada.

Fonte: worksection.com

O truque da solução é que na tarifa avançada você pode conectar seu próprio armazenamento FTP. Então não haverá limites para download de arquivos.

Prós da solução:

1. Worksection é um sistema moderno com amplos recursos de gerenciamento de projetos e arquivos. Na verdade, você tem acesso a todas as funcionalidades para uma colaboração conveniente.
2. Separadamente, gostaria de observar o cálculo dos custos - se você determinar o custo de uma hora de trabalho para um especialista, poderá ver o custo de cada tarefa individual.
3. Interface prática, possibilidade de definir prazos para todo o projeto, não apenas para tarefas. A % de tempo gasto é claramente visível e fácil de controlar.

Desvantagens:

1. Na versão gratuita você tem apenas 2 projetos ativos e 50 MB de espaço em disco para arquivos. 10 GB já estão incluídos no plano corporativo, ao preço de US$ 49 por mês. Ao mesmo tempo, também há um limite de projetos ativos - 50 peças. Parece-nos que mesmo para uma empresa média 50 projetos e 10 GB não são suficientes. O Premium custa US$ 99, mas os projetos ativos são limitados a 100.

4. Megaplano

O Megaplan possui um módulo “Documentos” separado, que permite armazenar arquivos com diferentes níveis de aninhamento. Para cada documento, você pode definir a visibilidade - permitir acesso apenas a determinados funcionários.

Ao editar, uma nova versão de um arquivo pode ser carregada na antiga como uma versão. Os funcionários podem assinar notificações sobre o download de uma nova versão - por correio, SMS, na linha do informante, cada um determina isso nas configurações.

Fonte: help.megaplan.ru

Documentos de texto podem ser criados diretamente no Megaplan. Mas também podem ser visualizados e editados apenas no Megaplan, não podendo ser baixados em nenhum outro formato.

O programa também fornece modelos para documentos padrão.

Fonte: help.megaplan.ru

Vantagens do Megaplan:

1. Interface conveniente e bastante simples.
2. Oportunidades de trabalho gratuito para 10 usuários, incluindo trabalho com documentos.

Contras do Megaplan:

1. Não existe uma capacidade completa de criar diferentes tipos de documentos diretamente no sistema.
2. O custo de uma tarifa para apenas 10 utilizadores é bastante elevado - cerca de 250 dólares para “tudo incluído”.

5. Bitrix24

Trata-se de uma solução completa com sistema CRM para empresas, onde todas as possibilidades de partilha e edição de documentos estão bem pensadas. Você pode anexar arquivos a cada tarefa e comentário - do seu computador ou de qualquer armazenamento em disco, e também criar imediatamente novos arquivos no Google Docs ou no Microsoft Office Online.

A edição colaborativa online de documentos está disponível em formato . Se você estiver editando um documento enviado por meio do Google Docs, poderá anexá-lo a um comentário - e uma linha aparecerá indicando que o usuário carregou uma nova versão do documento. Bitrix24 implementa pesquisa inteligente - todos os documentos podem ser facilmente pesquisados ​​por título ou projeto, e dicas são exibidas.

Os arquivos relacionados a cada projeto podem ser classificados por data, nome e tamanho. A privacidade também é definida de acordo com as configurações da pasta do projeto onde o documento está armazenado. Você pode impedir a edição por todos, exceto pelo autor da tarefa.

O recurso Bitrix24 é um catálogo de aplicativos. Por exemplo, você pode instalar o “Document Designer” gratuitamente, que ajuda a criar arquivos padrão nos formatos .docx, .pdf. Os modelos são fáceis de editar, podem ser enviados por e-mail e você pode manter um registro dos documentos salvos.

No Bitrix24, um link para um documento é anexado a cada tarefa, que os usuários podem editar, comentar e discutir em conjunto dentro da tarefa. A maneira mais fácil de armazenar documentos é na unidade do sistema. Se por algum motivo você não estiver satisfeito com o Bitrix24.Disk, poderá usar qualquer outro armazenamento em nuvem. Mas isso não é conveniente para todos e nem sempre.

Prós do Bitrix24

1. Quase todos os recursos (exceto o bloqueio de documentos e a desativação de links públicos para eles) estão disponíveis na versão gratuita da solução abrangente. 5 GB de armazenamento em nuvem também estão disponíveis. E por US$ 199 (taxa máxima) você obtém volume ilimitado. Além de economia em programas de escritório licenciados.
2. Uma grande seleção de aplicativos para otimizar o trabalho com documentos.
3. Suporte para versões de documentos e notificações sobre download de novos.
4. Ampla funcionalidade - em uma solução você obtém tudo o que precisa para gerenciamento eletrônico de documentos.

Desvantagens da solução:

1. As configurações de privacidade de um arquivo são definidas através do grupo ou tarefa ao qual ele está vinculado; um arquivo não pode ficar visível ou invisível para determinados usuários simplesmente adicionando um rótulo.
2. Não há opção para adicionar uma breve descrição a um arquivo.

Vamos resumir

Se você tem poucos projetos e participantes e os requisitos dos documentos não são muito complexos, você pode optar pela solução mais simples - por exemplo, Trello e similares. Para um trabalho simples com tarefas, isso é suficiente - todos anexa os arquivos necessários e, se necessário, os substituem.

Se falamos de colaboração plena e coordenação online, precisamos de considerar soluções complexas – como sistemas de gestão semelhantes. Todos os seus recursos devem ser analisados ​​e comparados e então selecionados com base na funcionalidade que você precisa.

E algumas dicas - que serão úteis ao trabalhar em qualquer sistema:

• Mesmo se você usar um sistema complexo que irá “organizar tudo sozinho”, certifique-se de que os documentos e tarefas sejam nomeados de acordo com as mesmas regras. Isso tornará mais fácil navegar pelos projetos.
• Acesso separado - os documentos de trabalho devem ser armazenados em grupos internos e o cliente deve receber um documento limpo, sem comentários ou edições.
• Truque de vida: Se você utiliza o Word em modo de edição, não esqueça de ir em Revisar e aceitar todas as correções antes de enviar o arquivo. Caso contrário, o cliente poderá perceber como você alterou os termos ou o preço várias vezes.

O mundo ao nosso redor está mudando. Se antes o trabalho remoto parecia algo completamente exótico, agora já é considerado normal: de acordo com estudos recentes, descobriu-se que até 2020 um quinto de todos os russos trabalhará remotamente. E, por exemplo, nos Estados Unidos, mais de um terço de todos os americanos já trabalham remotamente. Meu trabalho remoto geralmente estava associado a documentos do MS Word. (E ocasionalmente - com arquivos de apresentação.) Desde as versões antigas do Word (pelo menos vinte anos atrás), o editor de texto Word tem o meio mais conveniente de revisão e edição colaborativa de documentos, e no documento você pode salvar o inteiro histórico de alterações e você sempre pode ver quais dos usuários quais alterações foram feitas. Aliás, pela minha experiência, a grande maioria dos usuários (e até mesmo editores profissionais) não tem ideia da existência de tais ferramentas no Word, e quando precisam trabalhar juntos em documentos, fazem isso à moda antiga: fazem correções ao texto rapidamente e escreva comentários detalhados nas notas. Antigamente, quando não existiam serviços em nuvem, os documentos eram enviados por e-mail (ou transferidos em disquetes) e isso não era muito conveniente: algumas versões de arquivos eram perdidas no processo, novas versões eram substituídas por antigas - e algumas das correções foram perdidas. Mas com o tempo, a Microsoft desenvolveu dois muito significativos que facilitam muito a colaboração em documentos. E essas inovações são as seguintes: uma versão online do pacote de escritório MS Office, que permite trabalhar no habitual Word, Excel e Power Point a partir de qualquer computador com acesso à Internet, e o serviço em nuvem OneDrive, com o qual você pode organizar facilmente o armazenamento de documentos nos quais vocês trabalham juntos, diretamente na Internet: neste caso, os usuários não ficam mais vinculados a computadores específicos e podem ter acesso aos documentos necessários de qualquer lugar. Devido à natureza do meu trabalho como editor-chefe em vários projetos, muitas vezes tenho que explicar detalhadamente o esquema de trabalho remoto conjunto em documentos para novos autores, então decidi apresentar tudo isso em um artigo separado: será será útil para novos autores e, muito possivelmente, alguns deles, vocês, queridos leitores, acharão isso útil. Como tudo isso é feito? Primeiro você precisa se registrar no serviço de nuvem OneDrive, que é útil para colaboração, para arquivar dados importantes e para acesso remoto aos seus documentos e arquivos de mídia. Se você já possui uma conta da Microsoft, pode entrar no OneDrive com esta conta , caso contrário, basta criar esta conta: para isso você precisará indicar algum e-mail de trabalho ao qual tenha acesso.
O princípio de funcionamento do serviço em nuvem OneDrive é aproximadamente o mesmo que, por exemplo, Dropbox: você tem acesso ao seu armazenamento pessoal na Internet (no site OneDrive) e esse armazenamento pode ser sincronizado com o armazenamento correspondente no seu computador de trabalho , laptop, tablet, smartphone. Para sincronizar com a nuvem, instale o aplicativo OneDrive correspondente em seu computador (laptop, tablet, smartphone), no qual são feitas as configurações de sincronização.
Você especifica a pasta onde as pastas do OneDrive ficarão localizadas, indica quais delas devem ser sincronizadas - e pronto, o OneDrive fará tudo sozinho. O OneDrive também pode enviar automaticamente fotos e vídeos que você tira com seu smartphone ou tablet para a nuvem. Gratuito por padrão, você recebe 15 GB de espaço na nuvem, o que é suficiente para fotos e documentos. No entanto, se você usa o plano Office 365 (e eu o uso literalmente desde o primeiro dia de seu aparecimento - é muito conveniente), onde por 286 rublos por mês ou 2.874 rublos por ano você recebe Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access, e você pode instalá-los para cinco usuários em cinco computadores, cinco tablets e cinco smartphones, então com este plano, até 1 TB é alocado para cada usuário no OneDrive, e você pode encher um elefante ali.

Meu OneDrive

No entanto, os recursos de nuvem do OneDrive são convenientes e úteis, mas agora estamos interessados ​​​​neste serviço principalmente do ponto de vista da organização do trabalho remoto colaborativo. E aqui o OneDrive, é claro, supera visivelmente o Dropbox, porque os aplicativos do MS Office são bem adaptados ao OneDrive. E funciona de maneira muito, muito simples. Olhar. Por exemplo, digamos que você criou um artigo no MS Word. Em seguida, você precisa enviar este artigo ao editor (chefe, colega) para que ele faça seus comentários e edite o artigo. Para fazer isso, você precisa salvar este artigo não em uma pasta local, mas na pasta OneDrive correspondente. Isso pode ser feito literalmente com um clique: no Word, ao salvar um documento, basta selecionar seu OneDrive. (Na primeira vez que você acessar, o OneDrive solicitará que você forneça as informações da sua conta – e-mail e senha.)

Pois bem, então salve seu documento, por exemplo, na pasta “Office Live Documents”. Ou você cria alguma outra pasta no OneDrive para isso - conforme for conveniente para você.O OneDrive se integra ao Windows e o sistema operacional funciona com suas pastas da mesma forma que com as pastas do computador local.

Agora o que precisa ser feito? Dê acesso a este documento ao seu editor (chefe, colega). Isso é feito de forma muito simples. No Word, clique em Arquivo - Acesso geral. Uma janela como esta aparece.

Lá, insira o endereço da(s) pessoa(s) que deve(m) ler e editar seu artigo e clique no botão “Compartilhar”.

Ele receberá uma notificação correspondente por e-mail semelhante a esta.

E todos os assinantes que você convidou aparecerão nos dados do seu documento.

Em seguida, basta o seu assinante clicar no link – e este artigo aparecerá para ele ler na versão online do Word.
Existe um link “Editar documento”: com sua ajuda você pode abrir o documento para edição na versão online ou no MS Word.

É mais conveniente, claro, trabalhar com um documento no Word, porém, se você estiver no computador de outra pessoa, a versão online pode ser uma saída.

Artigo no editor online

A exibição ou não dessas correções na tela está habilitada no menu correspondente.

Quem edita o documento geralmente não exibe todas as correções na tela - isso é inconveniente para a edição. Mas quando o autor recebe o documento após a edição, ele ativa o modo “Todas as correções” - e vê perfeitamente em todos os detalhes o que o editor fez com seu texto: correções, exclusões, reformatações e anotações.

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Você pode responder aos comentários e sempre ver quem fez quais anotações.

O autor faz as correções necessárias, edita algo ali e devolve ao editor. Ele também mostra claramente como o documento mudou desde sua última edição, e as alterações e acréscimos feitos pelo autor são mostrados em uma cor diferente - isso é muito claro. (Em geral, cada usuário escolhe uma cor diferente para suas correções.)

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Além disso, basta selecionar o modo de exibição “Sem correções” - o artigo será mostrado como deveria estar em sua forma finalizada.
Da mesma forma, um documento (planilha, apresentação, banco de dados, cronograma) pode ter dezenas de pessoas diferentes trabalhando nele. O MS Office registrará cuidadosamente todas as adições e alterações, e aí você sempre poderá reverter para alguns versões anteriores... Além disso, o sistema funciona normalmente no modo multiusuário, ou seja, quando várias pessoas estão trabalhando em um documento ao mesmo tempo . E você sempre pode ver quem está trabalhando neste documento com você.

A capacidade de editar um documento pode ser limitada: por exemplo, alguns usuários só poderão adicionar notas, outros só poderão ler. Você também pode limitar o conjunto de estilos permitidos para uso.

A propósito, é altamente desejável remover todo o histórico de revisões e comentários do documento final, especialmente se for destinado ao uso por outras pessoas. Isso é bastante simples de fazer: você precisa salvar o documento com um novo nome e no menu Análise - Aceitar selecione “Aceitar todas as correções e parar de rastrear” - então você receberá o texto final (tabela, apresentação, etc.) sem nenhuma informação desnecessária.

Caso contrário, conheço casos em que os usuários lamentaram muito não terem apagado todo o histórico de alterações de um documento, e principalmente os comentários.É assim que se organiza o trabalho remoto de várias pessoas em um documento. Como você pode ver, tudo é muito simples, fácil e prático. Conta da Microsoft, usando OneDrive, usando versões online ou offline do MS Office, rastreando alterações, diferentes tipos de visualização de alterações. E seu trabalho conjunto em documentos será extremamente conveniente, e você sempre poderá acompanhar quaisquer etapas para alterar o documento.Parece que tudo isso são coisas bem conhecidas, mas, curiosamente, muitas vezes me deparo com o fato de que quando, por exemplo, deveriam me enviar meu artigo com algumas edições, as pessoas enviam o documento sem acompanhar as alterações e eu tenho que comparar o texto deles com o meu para entender onde e o que corrigiram. Sim, isso é apenas algum tipo de loucura: por que eles deveriam ter ativado o controle de alterações - e então eu teria visto tudo instantaneamente?!! Portanto, não negligencie essas oportunidades, elas permitem que você economize muito tempo e com muita eficiência colaborar remotamente em alguns arquivos.

Recentemente, não apenas os computadores, mas também as tecnologias móveis têm se desenvolvido rapidamente. A este respeito, a questão do armazenamento seguro de volumes relativamente grandes de informação tornou-se muito aguda. E é para esse fim que muitas empresas de TI oferecem aos usuários de qualquer tipo de dispositivo o uso dos chamados serviços em nuvem. Agora será discutido como usar a nuvem e os serviços incluídos no kit básico de qualquer desenvolvedor.

O que é armazenamento em nuvem?

Primeiro, vamos definir que tipo de serviço é esse. Grosso modo, trata-se de armazenamento de arquivos na forma de espaço em disco alocado para uma empresa que presta esses serviços.

Em outras palavras, em certo sentido, pode ser chamado de uma espécie de pen drive virtual no qual uma certa quantidade de dados é colocada. No entanto, se você precisar carregar constantemente um dispositivo USB para acessar as informações baixadas, esse serviço (por exemplo, a nuvem Mail.Ru ou o serviço correspondente do Google) poderá ser acessado tanto de um computador quanto de um dispositivo móvel. Ou seja, os arquivos são sincronizados na própria nuvem, e você pode visualizá-los ou baixá-los simplesmente inserindo seus dados cadastrais (embora em alguns casos isso não seja obrigatório).

Muito já foi escrito sobre como usar a nuvem. Agora vamos prestar atenção a alguns pontos principais, e também considerar os princípios mais simples de sua utilização, explicando detalhadamente a situação.

Serviços mais populares

Nem é preciso dizer que inicialmente, para utilizar tais armazenamentos, é necessário decidir sobre um prestador de serviço, ou seja, escolher o serviço mais adequado para você.

Hoje você pode encontrar muitos desses serviços. Os mais populares são os seguintes:

• Dropbox.
• SkyDrive.
• Nuvem mail.ru.
• "Yandex.Disk".
• Google Drive (Google Disco).
• Apple iCloud e iCloud Drive.
• OneDrive, etc.

Antes de descobrirmos como usar cada tipo de nuvem, deve-se notar que esses serviços são um tanto desiguais quando comparados entre si. O fato é que alguns repositórios podem ser acessados ​​exclusivamente a partir de um terminal de computador, enquanto outros requerem sincronização de computadores e dispositivos móveis. Às vezes você pode precisar de um aplicativo especializado que desempenhe o papel de uma espécie de condutor, às vezes basta um navegador de Internet.

O mesmo se aplica ao espaço em disco alocado gratuitamente para armazenar seus arquivos, bem como ao pagamento por espaço adicional em um servidor remoto. De qualquer forma, a maioria dos serviços são muito semelhantes entre si.

O que você deve prestar atenção antes de começar a trabalhar?

Vejamos agora alguns pontos importantes, sem os quais o uso de serviços em nuvem está fora de questão.

A primeira e mais importante coisa é o pré-registro e, em alguns casos, não importa se será feito pela Internet, usando um navegador comum ou um computador especial ou aplicativo móvel. Todo o processo leva alguns minutos.

Dispositivos móveis com sistemas operacionais instalados diferem favoravelmente dos sistemas estacionários. O fato é que ao ligá-lo pela primeira vez, para acessar algumas funções avançadas ou lojas como AppStore ou Google Play (Play Market), o sistema inicialmente solicita a criação de uma conta (e-mail cadastrado e senha). Ao mesmo tempo, seu smartphone ou tablet já possui um aplicativo pré-instalado para trabalhar com serviços em nuvem. Por conveniência, você pode instalar seus equivalentes de desktop em um computador ou laptop (embora o acesso também possa ser obtido por meio de um navegador).

Espaço em disco alocável

Outro ponto importante é a quantidade de espaço em disco que o usuário recebe inicialmente na versão gratuita. Via de regra, o volume nos diferentes serviços varia de 5 a 50 GB. Se isso não bastasse, você terá que aumentar a capacidade de armazenamento e pagar um determinado valor por isso, que inclui o custo de aquisição de mais volume e manutenção por um determinado período de uso, que, aliás, também pode variar.

Princípios gerais

Quanto a como usar a nuvem no sentido mais amplo, tudo é bastante simples. Após o cadastro, o usuário só precisa adicionar pastas e arquivos, contatos e muito mais ao armazenamento.

Ao mesmo tempo, na seção de configurações, ele pode adicionar amigos que, como ele, farão upload de arquivos para o servidor ou os editarão (o exemplo mais simples é o Dropbox). Freqüentemente, novos usuários podem usar suas próprias senhas para fazer login no sistema.

Mas aqui está o que é interessante. Ao instalar um programa especial em seu computador, o acesso aos arquivos na nuvem é muito mais rápido do que quando você inicia o mesmo navegador da Internet. O mesmo pode ser dito sobre a sincronização. Basta colocar os arquivos na pasta do aplicativo e a sincronização será realizada instantaneamente para todos os usuários que possuem direitos de acesso ao serviço. Vejamos as instalações de armazenamento mais populares.

Nuvem Mail.Ru

Assim, conforme mencionado acima, primeiro você precisará criar uma conta de e-mail, após entrar na qual o serviço em nuvem será exibido no painel superior da aba de projetos. Esta é a nuvem Mile. Como usá-lo? Fácil como uma torta.

Inicialmente, são oferecidos 25 GB de espaço em disco. realizado através do botão correspondente, que pode ser utilizado para adicionar vários objetos ao mesmo tempo. A limitação diz respeito apenas ao tamanho do arquivo carregado - não deve exceder 2 GB. Antes de iniciar o download, você pode usar funções adicionais, por exemplo, criar, após as quais você pode mover e excluir arquivos com a mesma facilidade. Atenção: não possui “Lixeira”, como no mesmo serviço Yandex, portanto não será possível restaurar informações excluídas.

A função de criar, visualizar ou editar arquivos pode ser muito útil. Digamos que temos um documento Word (ou criado diretamente no repositório). Alterá-lo diretamente na nuvem pode ser tão fácil como se o usuário estivesse iniciando o editor em um computador. Após a conclusão do trabalho, salvamos as alterações, após o que a sincronização ocorre novamente.

Nuvem Yandex: como usar?

Com o serviço Yandex, em princípio, as coisas são quase idênticas. O conjunto funcional, em geral, não difere muito.

Mas os desenvolvedores deste serviço pensaram que o usuário poderia excluir arquivos completamente por acidente. É aqui que vem em socorro o chamado “Lixo”, no qual as informações são colocadas quando excluídas. Funciona como um serviço de computador padrão. É verdade que as ferramentas de recuperação de dados não são aplicáveis ​​se já tiverem sido excluídas da Lixeira. Mesmo assim, a função é muito útil.

Armazenamento do Google Drive

Agora vamos passar para outro serviço poderoso chamado Google Cloud. Como usar o Google Drive? Não há diferenças fundamentais em comparação com outros serviços. Mas aqui o acesso pode ser obtido tanto a partir de um dispositivo móvel (serviço integrado) quanto por meio de um utilitário instalado em um computador (sem falar no login por meio de um navegador de Internet). Com um telefone ou tablet tudo é simples, vejamos o programa de computador.

Presumimos que a conta já foi criada. Após a ativação, o usuário recebe 5 GB de armazenamento. Um aumento para 25 GB custará aproximadamente 2,5 USD. Instalamos o aplicativo no computador, após o qual a pasta do serviço aparece na Área de Trabalho (também é exibida no Explorer).

Como já está claro, basta colocar os arquivos neste diretório e a sincronização ocorrerá. Durante a operação, o programa “trava” na bandeja do sistema como um ícone. Clicar com o botão direito abre um menu adicional onde você pode visualizar o espaço disponível para download de arquivos, fazer configurações personalizadas, expandir o espaço de armazenamento, desligar, etc.

Um ponto é especialmente digno de nota aqui. Acontece que copiar arquivos para a pasta do programa em seu computador e depois baixá-los da nuvem para seu dispositivo móvel é muito mais rápido do que conectar o gadget ao computador e copiá-los usando o Windows.

Serviços iCloud e iCloud Drive

Finalmente, vamos ver como usar a nuvem da Apple. Existem dois serviços (iCloud e iCloud Drive) que vêm pré-instalados no iPhone ou iPad de acordo com a versão do sistema operacional instalado no dispositivo. Essencialmente, o iCloud Drive é uma versão atualizada do iCloud e, para que funcione corretamente, devo levar em consideração que o dispositivo móvel deve atender aos requisitos técnicos indicados: iOS 8 no próprio dispositivo. Computador - com Windows 7 ou superior com extensão iCloud para Windows ou terminal de computador com Mac OS X 10.10 ou OS X Yosemite.

Inicialmente, após o login no serviço, as pastas criadas por padrão serão exibidas ali. Seu número pode variar dependendo das configurações do computador e do cliente no dispositivo móvel. Como usar a nuvem no iPhone? Em princípio, não há nada de sobrenatural nisso. Basta iniciar o aplicativo no gadget (mudar o controle deslizante de inicialização para o estado ligado) e fazer login usando sua conta. Outra questão é quando a entrada deveria vir de um computador. Aqui você precisará usar o menu de configurações do próprio programa e selecionar ativar lá.

Outra desvantagem é a velocidade de sincronização bastante baixa (isso é reconhecido por todos). E mais um momento muito desagradável. Se você mudar do iCloud para o iCloud Drive sem atualizar todos os dispositivos para a configuração necessária, os dados na nuvem antiga simplesmente não estarão acessíveis, portanto, fique atento.

Conclusão

Resumidamente, isso é tudo o que diz respeito à questão de como usar a aplicação Cloud ou os serviços com o mesmo nome. É claro que nem todas as possibilidades de tais serviços são consideradas aqui, mas, por assim dizer, apenas os princípios gerais (básicos) de trabalho. No entanto, mesmo com esse conhecimento mínimo, qualquer usuário recém-registrado será capaz de realizar operações básicas em 5 a 10 minutos.